دفتر روزنامه، دفتر معین و دفتر کل، سندهایی هستند که بنگاه های اقتصادی و شرکت ها آن ها را تهیه و تنظیم می کنند و در زمان مشخص شده به اداره مالیات تحویل می دهند.
به طور معمول تنظیم کردن این دفاتر فرمت و اصول خاصی دارد که از سوی سازمان امور مالیاتی مشخص می شود و شرکت ها و بنگاه ها ملزم به رعایت و پیروی از آن ها هستند.
قوانین ثبت دفاتر قانونی:
تمامی مودیان مالیاتی، بنگاه های اقتصادی و صاحبان مشاغل که مکلف به ارائه دفاتر قانونی اند، باید اصولی که در ادامه به آن می پردازیم را در تنظیم دفاتر خود به کار ببرند که عبارت اند از:
- در گام نخست این دفاتر پیش از آن که عملکردی در آن ها ثبت شود، باید حتما توسط مسئول ثبت اسناد یا سازمان مالیات امضا، تأیید و پلمپ دفاتر شود.
- نوشت افزاری که برای ثبت در این دفاتر استفاده می شوند، نباید به گونه ای باشند که به راحتی از بین بروند یا پاک شوند.
- شرکت ها باید هر سال دفتر جداگانه ای برای ثبت اطلاعات در نظر بگیرند، زیرا وارد کردن اطلاعات و محاسبات دو سال در یک دفتر (روزنامه یا کل) غیر قانونی است و باعث باطل شدن دفاتر ثبتی می شود.
- هر چند که می توان همه ی عملکردها و فعالیت های یک سال را در یک دفتر واحد ثبت نمود، اما وجود چند دفتر برای ثبت فعالیت های مالی هر بخش از شرکت ها به صورت جداگانه نیز مشکلی ندارد.
- هر زمان که عملیات مالی انجام شد، باید در همان روز در دفاتر مربوطه ثبت شود.
- تمام عملکرد هایی که در دفتر روز نامه ثبت شده است، باید طی 15 روز به دفتر کل انتقال داده شود.
- چنانچه بنگاه های اقتصادی یا شرکت ها شعبه های متعددی دارند و هر یک از این شعبه ها برای عملیات مالی خود دفاتر قانونی جداگانه ای در اختیار داشته باشند، موظف اند یک بار در سال اطلاعات دفاتر خود را به دفاتر شعبه اصلی انتقال بدهند و چنانچه شعبه ها فاقد دفاتر مذکور هستند، موظف اند هرماه تمامی عملیات مالی که انجام داده اند را در دفاتر روزنامه و دفتر کل شعبه اصلی ثبت کنند.
- چنانچه بنگاه های اقتصادی و شرکت ها، عملیات مالی خود را با استفاده از نرم افزار ثبت کنند، باید به صورت ماهانه خلاصه ای از عملکردهای مالی خود را به دفتر کل و دفتر روزنامه انتقال دهند.
- در صورتی که عملکردهای مالی در زمان مقرر در دفاتر روزنامه و دفاتر کل به صورت غیر عمدی ثبت نشده باشند، تا 15 روز مجاز به ثبت اند و دفاتر قانونی رد نمی شوند.
- در شرکت های تازه تأسیس، تأخیر در ثبت دفاتر قانونی تا یک ماه پس از تاریخ تأسیس شرکت مشکل قانونی ندارد.
- همه ی فعالیت ها و عملکردهای مالی باید در این دفتر ها ثبت شود.
- تمامی دفاتر قانونی، هر چند عدد که تکمیل گردیده است، باید به اداره مالیات ارائه شوند و نباید دفتری حذف یا ناپدید گردد.
- درباره نحوه نگارش در این دفاتر گفته شده است که باید نویسنده از حداکثر فضای دفتر استفاده کند و جای خالی سفیدی در این دفاتر وجود نداشته باشد.
- در میان سطرهای دفاتر مذکور نباید موردی ثبت شود.
- ثبت فعالیت ها و عملکردها در این دفاتر باید با دقت تمام و بدون هیچ اشتباهی انجام شده باشد.
- اگر ثبت های دفاتر شرکتی به صورت الکترونیکی انجام شده باشد، باید دوباره به روش دستی نیز ثبت شود.
موسسه مشاوران ارائه دهنده انواع خدمات مشاوره امور مالیاتی می باشد.
چنان چه دفاتر ثبت شده با فرمت ها و اصول فوق مغایرت داشته باشد، از سوی سازمان مالیات رد می شود و شرکت نیز بر اساس قانون های مربوطه جریمه خواهد شد.
اگر این مطلب برای شما رضایت بخش بوده است، مطالعه مقاله ارزیابی ریسک بنگاه ها را به شما پیشنهاد می کنیم.