کار کردن ایمن با ویروس کرونا

شیوع اخیر ویروس کرونا (COVID-19) پر تنش ترین موضوع در ذهن اکثر افراد است. در حالی که اکثر ما با رهنمود هایی برای این که چگونه می توانیم خودمان و خانه هایمان را حفظ کنیم، آشنا هستیم، برای در نظر گرفتن و همچنین حفاظت کسب و کار، چیز های زیادی وجود دارند.

کار کردن ایمن با ویروس کرونا:

ویروس کرونا جدید ترین مساله جهانی است؛ اما سناریو های بسیاری وجود دارند که بر مبنای آنها مثل کسب و کارمان، نیازمند حفاظت از خودمان هستیم.

کسب و کار ما باید تنظیم شود تا در مواجهه با هر فاجعه پیش بینی نشده، چابک باشد؛ چه دلیل آن آتش سوزی، سیل یا همه گیری جهانی باشد.

خبر خوب این است که لازم نیست در مورد هر واقعه خاصی که می تواند رخ دهد، فکرکنید. صرفا چارچوب ساده ای را که در این راهنما ترسیم می کنیم دنبال کنید تا مطمئن شوید که در هر شرایطی کسب و کارتان به کارش ادامه می دهد.

انجام مشاوره مالیاتی

خدمات مشتریان:

همیشه خدمات مشتریان مهم است و فارغ از شرایط، هرگز نباید گسستی در سطح خدماتی که مشتریان شما  دریافت می کنند، رخ دهد. در خلال این دوره دشوار، برای حفظ خدمات خوب به مشتریان، بایستی چیز هایی را مد نظر داشت:

• به جای ملاقات های شخصی، سیستم های حرفه ای نظیر Skype, Zoom یا Go To Meeting را به کار بگیرید تا بتوانید صفحه کامپیوتر یا  webcam را با مشتریان به اشتراک گذارید. این امر به شما اجازه می دهد تا با مشتری تان ارتباط شخصی داشته باشید؛ در حالی که ایمنی هر دو حفظ می شود.
• اگر مقررات یا تغییرات جدیدی وجود دارند که دوست دارید با مشتریان خود یا اعضای تیم تان به اشتراک گذارید؛ میزبانی یک وبینار (سمینار آنلاین) را در نظر داشته باشید که بدون این که لازم باشد شخصا روز ها در دوره های آموزشی یا کنفرانس ها شرکت کنید؛ به شما امکان یادگیری آنچه را که جدید است، می دهد.
• راه های دیگری را برای ارسال اسناد در نظر داشته باشید، اگر مشتریان شما از طریق پست یا انداختن نامه در دفترتان به شما اطلاعات می دهند، می توانید آنها را تشویق کنید تا به صورت مستقیم آنها را به یک پرتال مشتری امن آپلود کنند. به یاد داشته باشید، هرگز اسناد را ایمیل نکنید زیرا امن نیست. اگر شما اسناد را ضمیمه می کنید، آن را از طریق پرتال امن مشتری انجام دهید.

موسسه مشاوران مطالعه مقاله مدیریت مالی را به شما عزیزان پیشنهاد می کند.

توسعه حرفه ای:

به دلیل ویروس کرونا، کنفرانس های بسیاری کنسل شده اند (همین اواخر Quick Books Connect و Google I/O )؛ اما می توان در وبینار های آنلاین شرکت کرد که به شما کمک می کنند تا از آخرین خبر ها یا پیشرفت های فناوری صنعت تان آگاهی کسب کنید.

Smart Vault مرکز آموزش خود را دارد، اما ارگان حاکم بر صنعت خودتان یا سایت های خبری را چک کنید تا ببیند آنها چگونه می توانند کمک کنند.

مثل وبینار ها، شما معمولا می توانید کتاب های الکترونیکی یا “نحوه راهنمایی” را مجانی دانلود کنید. یادداشت بردارید و به تیم خود ارائه دهید و از دیگران هم بخواهید تا همین کار را انجام دهند. بنابر این شما دانش را به اشتراک می گذارید.

خدمات حسابداری

کار کردن از راه دور (منزل):

البته به مثابه راهبرد های فاصله گذاری اجتماعی، بعضی از شرکت ها شروع به توصیه  به کارکنانشان برای کار از راه دور کرده اند. کار از راه دور می تواند چالش برانگیز باشد؛ لذا در اینجا برخی از راهنمایی ها برای نحوه مدیریت معمول ترین مسائل مطرح می شوند:

• اتاق مخصوصی را مشخص کنید یا اگر فضای کافی ندارید، بخش خاصی از اتاق را برای کار اختصاص دهید. این موضوع به معنای این است که می توانید بین “در خانه بودن” و کاهش حواس پرتی فاصله ایجاد کنید. برای مثال، تلاش کنید تا لباس یا میز ناهارخوری خود را از اسباب اضافی خالی کنید و جایی برای لپ تاپ و ماوس کنار آن فراهم کنید، یک ظرف برای مداد و قلم، یک یا دو دفتر کار و یک هدست برای تماس ویدیویی.
• وقتی را برای کار تنظیم کنید، اگر معمولا 9-17 کار می کنید؛ همان را حفظ کنید. اما به خاطر داشته باشید که وقفه های استراحت را مثل محل کار داشته باشید.
• اگر در منزل حواس پرتی زیادی دارید ؛ مثل بچه ها یا والدینی که همیشه مشتاق حرف زدن هستند؛ آن گاه با آن ها تماس برقرار کنید که شما در حال کار هستید و نباید حواستان پرت شود. تلاش کنید تا یادداشت کنید و آن را روی درب نصب کنید تا مزاحم شما نشوند.

طرح ریزی مداوم کسب و  کار:

مهم است تا همیشه با کارایی به کسب و کارتان ادامه دهید، بنابر این اگر شما بخواهید از حرکت کارکنان بکاهید بایستی طرح هایی را اجرا کنید و این موضوع را با همه کارکنان در میان بگذارید.

• هنوز بایستی جلسات تیم برقرار باشد، اگر کسی دورکاری می کند یا خودش خودش را منزوی کرده یا در عوض شما خط مشی کار از منزل را جایگزین کرده اید؛ به این معنی نیست که جلسات باید تعطیل شوند. می توانید به کمک Skype یا  Go To Meeting به جلسات ادامه دهید.
• اطمینان حاصل کنید که کارکنان به اسناد، برگه های کاری، فایل های مشتریان و… دسترسی دارند. اگر لازم است از راه دور کار کنند، آنها را به داخل رایانش ابری آپلود کنید تا کارکنان بتوانند دسترسی دسترسی داشته باشند.
• اطمینان حاصل کنید که ارتباط با کارکنان برقرار است. از ابزار پیام رسان فوری مثل Slack یا Flock استفاده کنید تا به کارکنان امکان دهید تا وقتی سوالی از آنان می شود به جای این که با ارسال ایمیل موجب قفل سیستم ایمیل شوند، به هم پیام بدهند. اگر کسب و کار کوچکی دارید، یک گروه واتس آپ برقرار کنید تا زمینه گفتگو را فراهم کنید.
• اجازه ندهید تا بهره وری پایمال شود، از راه حل مدیریت عملی خود برای مدیریت پروژه ها، جریان کاری و همکاری استفاده کنید. به این طریق می توانید اطمینان حاصل کنید که همه کارکنان در جهت یک هدف واحد فعالیت می کنند و ضرب العجل ها فراموش نمی شوند.

موسسه مشاوران مطالعه مقاله حسابداری دور کاری را به شما عزیزان پیشنهاد می کند.

روش های حفظ کسب و کار:

سه کاری که می توانید انجام دهید تا کسب و کارتان را حفظ کنید:

داده ها را به رایانش ابری منتقل کنید:

بهترین کار برای فراهم کردن امکان کار از راه دور، این است که دسترسی به داده ها را از طریق یک برازر وب فراهم کنید. بسیاری از ما پیش از این  حسابداری با رایانش ابری یا نرم افزار مالیاتی  را راه انداخته ایم؛ اما نیازمند دسترسی به یک شبکه محلی در دفترمان هستیم تا به داده های فهرست حقوق یا HR دسترسی داشته باشیم.

با انتقال همه داده ها به رایانش ابری ، می توانیم دفتری درست کنیم که در صورت لزوم کنترل از راه دور است.

اسناد را به صورت الکترونیکی به اشتراک بگذارید:

اجرا پرتال مشتری به معنی این است که لازم نیست که به دفتر پست بروید (یا از  ایمیل نا امن استفاده کنید) و  همچنین به این معنی است که می توانید با دادن دسترسی 24/7 به فایل ها، خدمت رسانی به مشتری را افزایش دهید.

ذخیره سازی آنلاین اسناد به این معنی نیز هست که هر کارمندی می تواند از منزل به اسناد دسترسی داشته باشد؛ بنابر این زمان لازم برای صرف در دفتر کاهش می یابد.

پلتفرم امضای الکترونیکی را اتخاذ کنید:

اجرای پلتفرم امضای الکترونیکی به معنی این است که نیازی به چاپ یا پست اسناد امضا شده نداریم. همچنین به معنی این است که اگر یک مشتری نسخه ای از یک سند امضا شده را می خواهد، هر وقت می خواهد می تواند وارد شود و آن را به دست آورد.

ثبت شرکتها

چک لیست کار از راه دور:

• به جای PC بین کارکنان لپ تاپ توزیع کنید
• بر روی کاربرد های رایانش ابری سرمایه گذاری کنید تا داده های شما خارج از دفترتان در دسترس باشد
• برای جلسات از یک راه حل ویدیو کنفرانس استفاده کنید
• فناوری امضای الکترونیک را به کار بگیرید تا جریان کاری را تسهیل کنید
• برای همه فایل های مهم ذخیره آنلاین اسناد را راه بیندازید
• برای خودتان یک فضای کاری آرام، اختصاصی فراهم کنید
• برای برقراری کانال های ارتباطی باز، یک راه حل پیام رسان فوری را به کار ببرید

قویا توصیه می کنیم که همه کسب و کار ها برای اطمینان از این که کسب و کارتان در هنگام وقوع رویداد غیر مترقبه، با وقفه مواجه نشود، یک طرح بازیابی فاجعه را ایجاد کنند.

اگر این مطلب برای شما رضایت بخش بوده است، مطالعه مقاله مدیریت ارتباط با مشتری CRM را به شما پیشنهاد می کنیم.