در عصر اطلاعات در دسترس بودن اطلاعات و تبادل آنها، سبب رشد و توسعه سریع هر موسسه با سازمان خدماتی و تولیدی می گردد. برای نظم دادن به دسته های اطلاعات، نام گذاری مناسب و یکسان آنها، سهولت بازیابی و دسترسی به آنها در هنگام ضرورت، همه اطلاعات را با هم مقایسه کرده و موارد مشابه از دیدگاه استفاده کننده را کنار هم قرار میدهند. برای هر دسته از اطلاعات ، یک نام و یک نماد در نظر گرفته می شود، این فرآیند را کدینگ یا به رمز در آوردن اطلاعات می گویند .
کدینگ (کد گذاری):
منظور از کدینگ، فرآیند شناسایی ، طبقه بندی حساب ها با استفاده از سیستم کدگذاری است. شناسایی شامل جمع آوری اطلاعات و تجزیه و تحلیل آنها به منظور شناخت حساب و افزایش آگاهی موضوع کدینگ می باشد.
در طبقه بندی ، حساب ها با استفاده از اطلاعات حاصل از فعالیت شناسایی و بر اساس ویژگی هایشان سازماندهی می شوند . سرانجام در کدگذاری اطلاعات طبقه بندی شده حساب ها در قالب علائمی به نام کد بیان می شوند و به این ترتیب فرآیند کدینگ کامل می شود.
در تعیین ، طبقه بندی و شماره گذاری حساب ها می بایستی نیازهای اطلاعاتی مدیریت ، عرف و استانداردهای حسابداری، نیازهای اطلاعاتی سازمان های کنترل کننده و پیش بینی تغییرات احتمالی در فعالیت مؤسسه در نظر گرفته شود.
فواید سیستم کدینگ:
- ایجاد نظم در سیستم های اطلاعاتی
- ايجاد زبان مشترک برای ارتباط واحد
- تسریع ارتباط ها از طریق به کارگیری شرح استاندارد حساب ها .
- ایجاد سهولت در تنظیم فرم های سفارس ، صدرو کالا ، بارنامه و …. در افزایش بی روی تنوع کالا.
- کاهش هزینه جستجوی اطلاعات برای تعیین منابع ، سوابق تدارات یک حساب ، سوابق قراردادها با یک کمپانی خاص و….
- شناسایی یکسان اقلام در تمام سازمان از طریق اختصاص فقط یک نام و کد به هر قلم کالا.
- ایجاد مبنای اطلاعاتی قابل اطمینان و صحیح برای سیستم اطلاعات مدیریت و بانک اطلاعاتی اقلام.
- فراهم کردن امکان پردازش الکترونیکی داده ها و نصب سیستم های مکانیزه
سیستم کدینگ در نرم افزارهای حسابداری
در اکثر نرم افزارها حسابها به ترتیب زیر تعریف می شوند:
گروه: گروه های اصلی حساب ها مانند دارایی ها و بدهی ها در این سطح نگهداری می‌شوند.
حساب کل: در هر گروه اصلی تعدادی حساب کل تعریف می‌شود. طول کد گروه بر اساس نیاز کاربر میتواند یک یا دو رقمی باشد. پس ۹ یا ۹۹ کل در هر گروه قابل تعریف است. مثال: گروه :دارایی – کل دارایی جاری و ….
حساب معین: با احتساب ۲ رقم برای حساب معین، در هر حساب کل می‌توان ۹۹ حساب معین تعریف نمود.
حساب‌های معین در این سیستم به دو دسته تقسیم می‌شوند:
- حساب‌های معین تفصیل پذیر: هر کدام از این حسابها با تعدادی گروه تفصیلی در ارتباط است. این دسته از حسابها را نمی‌توان در سطح معین در اسناد استفاده نمود.
- حساب‌های معین بدون تفصیل: این دسته از حسابها دارای جزء دیگری نیستند و در سطح معین در اسناد بکار می‌روند.
گروه تفصیلی: گروه‌های تفصیلی به عنوان یک گروه‌بندی بر روی حساب‌های تفصیلی بکار می‌روند و ارتباط بین حساب‌های معین و تفصیلی شناور را برقرار می‌کنند. هر گروه تفصیل در بر گیرنده تعدادی حساب تفصیلی است که از نظر ماهیت همه آنها ماهیت یکسان دارند.
برگرفته از کتاب : حسابداری مالی کاربردی
مولفین : دکتر میرفیض فلاح شمس، دکتر حمیدرضا کردلوئی، المیرا محمودزاده، امیر دهقانی
انتشارات شهرآشوب
اگر این مطلب برای شما رضایت بخش بوده است، مطالعه مقاله حسابداری را به شما پیشنهاد می کنیم.
