بر اساس قانون، همه شرکت ها موظف اند دفاتر خویش را پلمپ نمایند. دفاتر روزنامه و دفتر کل از جمله دفاتری هستند که در شرکت ها می بایست پلمپ شوند. دفتر روزنامه مرتبط است با فعالیت ها و اعمال روزانه یک تاجر و تاجران می‌بایست همه مطالبات و کالاهای وارداتی و صادراتی که در هر روز با آن ها سر و کار دارند را در این دفاتر ذخیره نمایند.
بنا بر تعریفی که از دفتر کل در ماده 8 مقررات تجارت وجود دارد، تاجر می بایست تمامی معاملات را حداقل هفته ای یک بار از دفتر روزنامه بیرون آورد و هر نوع مخصوص از آن را به صورت جداگانه، در صفحه خاصی خلاصه و ذخیره کند.
چگونگی انجام پلمپ دفاتر:
این عمل به واسطه اداره ثبت شرکت ها و ادارات غیر تجاری انجام می‌شود. در مرحله اول همه صفحات موجود را شماره گذاری میکنند و بعد از آن شماره ثبت مربوط به هر شرکت را در صفحه می‌نویسند و مهر مرجع ثبت شرکت در آن مندرج می‌گردد. به این طریق، تغییر یا جا به جایی داده ها غیر ممکن می‌شود. در آخر هر سال مالی، هر شرکت موظف به ارائه دفاتر خود به اداره مالیات است. این دفاتر بعد از تاریخی که درخواست شده اند، تنها در همان سال مالی اعتبار دارند (پیش از شروع سال مالی بهتر است که اقدام به درخواست دفتر مالی کنید). ماه اسفند در هر سال مهلت پایانی برای درخواست پلمپ دفاتر است و این مهلت برای دفاتر سال 98 هم، تا پایان اسفند ماه است.
اشتباهات رایج در پلمپ دفاتر کدام است؟
خیلی از افراد به اشتباه فکر میکنند زمانی که شرکت فعالیتی نداشته است، لازم نیست فرآیند پلمپ دفاتر انجام شود. اما لازم است بدانید این عمل در هر شرایطی لازم و اجباری میباشد، حتی وقتی شرکت در طول سال فعالیتی نکرده باشد.
طریقه پر کردن دفاتر و قواعد موجود در این خصوص:
پس از آشنایی با چگونگی پلمپ دفاتر، باید بدانیم که برای انجام این فرایند، برخی قواعد وجود دارد، که عبارت اند از:
- تمامی صادرات، واردات و به طور کلی معاملات را باید بر اساس تاریخ و در صفحه ویژه‌ای از این دفاتر نوشت.
- عموما به جهت این که دفاتر کل و دفاتر روزنامه تمیز باقی بمانند و خط خوردگی نداشته باشند، اطلاعات ابتدا در چک نویس نوشته شده و پس از مطمئن شدن از صحت مبالغ و دیگر اطلاعات مربوطه، این اطلاعات را در دفاتر اصلی ثبت میکنند.
- دفاتری که تاجران در امور تجاری از آن استفاده میکنند، زمانی که بر اساس قوانین تنظیم شوند ما بین تاجران در امور مربوط به تجارت، سندیت خواهد داشت ولی اگر بر اساس مقررات و قوانین موجود تنظیم نشده باشند، علیه مالک آن معتبر و موثق است. (بر اساس ماده 14 در قوانین تجارت)
مراتب پلمپ دفاتر:
افراد حقوقی و حقیقی می‌بایست سال، ماه و روز مالی را تعیین کنند و آدرس واضحی را برای گرفتن دفتر در سامانه ذخیره نمایند. دفاتری که وجود دارد، دفاتر 50 برگ، 100 برگ و 200 برگ است.
تاریخ آخر سال مالی به واسطه سامانه، خودکار محاسبه می‌شود. البته که زمان ذخیره شخص حقوقی و طلب پملپ دفاتر، اساس شروع سال و ماه و روز مالی نیست. ولی باید در کامل کردن اطلاعات سامانه دقت زیادی داشته باشید و پیغامی که به صورت خودکار به وجود آمده و مرتبط با اعتبار دفاتراست را با خواست خود مطابقت دهید.
چند توصیه در این خصوص:
اگر شرکت شما در طی سال فعالیت و معاملات فراوانی انجام می‌دهد، بهتر است که همان ابتدا سفارشی که می‌دهید، دفتر 200 برگ باشد تا مجبور به دوباره انجام دادن عمل پلمپ دفاتر نباشید.
پس از کامل کردن اطلاعات در سایت و انتخاب گزینه “پذیرش نهایی” بهتر است از رسید آن پرینت یا کپی بگیرید. بعد از تایید اعتبار به واسطه کارشناس مرجع ثبت شرکت ها، می‌توانید به وسیله پیگیری درخواست، هزینه های ناشی از این عمل را به صورت اینترنتی پرداخت کنید.
پس از طی این فرایند، دفاتر پلمپ شده به وسیله پست پیشتاز به همان آدرسی که در سایت ذخیره کرده اید، فرستاده می‌شود. بر اساس ماده 6 قوانین تجارت، شرکت هایی که در اداره ضبط شرکت ها، تاسیس می‌شوند حتما باید اقدام به پلمپ دفاتر کنند. لذا مهم ترین اقدام پس از ضبط شرکت، گرفتن پلمپ دفاتر شرکت است و یک شخص پس از تاسیس شرکت خود، بیشترین فرصتی که برای معرفی شرکت به اداره مالیات جهت گرفتن دفاتر مالیات دارد، 2 ماه است.
تنها زمانی قادر خواهید بود از درخواست خود انصراف دهید که، وضعیت پذیرش شما “پذیرش موقتی” باشد. در بقیه شرایط انصراف دادن امکان پذیر نخواهد بود (به همین جهت پیش از نهایی کردن پذیرش، از درستی اطلاعاتی که ثبت کرده‌اید مطمئن شوید).
موسسه مشاوران ارائه دهنده انواع ثبت صورت جلسات شرکتها می باشد.
عواقب پلمپ نکردن دفاتر
عواقب پلمپ نکردن دفاتر:
یک شرکت فقط در صورتی می‌تواند کد اقتصادی اخذ کند که دفاتر خود را قبلا پلمپ کرده باشد. و پس از اخذ این کد، قادر است مفاصا حساب مالیاتی (سندی مبنی بر تصفیه حساب) خویش را اخذ نماید.
نخستین گام به جهت این که شرکت ثابت کند در امر مالیات واضح و شفاف است، ارائه این دفاتر است. زمانی که یک شرکت از ارائه دفاتر خودداری کند و یا نقص و ایرادی در دفاتر موجود باشد، توسط اداره مالیات جریمه خواهد شد.
شرکت هایی که تازه تاسیس شده‌اند باید بعد از ضبط شرکت، بلافاصله برای سال جاری و سال مالی بعد خویش درخواست پلمپ دفاتر را به شیوه الکتریکی کامل کنند و در صورتی که این مراحل انجام نشود، هر نوع مسئولیت پلمپ نکردن دفاتر، بر اساس مقررات با مدیران شرکت ها خواهد بود. در شرکت های سهامی پلمپ دفاتر الزامی نیست ولی داشتن دفتر سهام ضروری است.
چند توصیه در این خصوص:
فرایند پلمپ دفاتر هزینه زیادی ندارد و به همین جهت بهتر است در اول سال (سال مالی مد نظر است) اقدام به پلمپ دفاتر کنید تا مشکلات مالیاتی پیش نیاید (حتی اگر فعالیتی در شرکت شما صورت نگرفته باشد). مناسب ترین زمان، حداکثر تا آخر دی ماه میباشد.
دفاتر پلمپ نشده، بین تاجران قابل استناد و موثق نخواهد بود وبه خاطر این که با مشکلی در آینده، رو به رو نشوید، باید اقدام به پلمپ دفاتر کنید.
فعالیت هایی که با پلمپ دفاتر ارتباط دارند:
به غیر از دریافت کد اقتصادی که به پلمپ دفاتر احتیاج دارد، برای یک سری فعالیت های دیگر نیز پلمپ دفاتر ضروری است. یکی از این فعالیت ها گرفتن کارت بازرگانی است که برای اخذ آن می‌بایست تمامی افراد حقوقی و حقیقی دفاتر خود را پلمپ نمایند.
مدارک مورد نیاز جهت درخواست پلمپ دفاتر:
- برای دفاتر تجاری حقوقی: کارت ملی به همراه شناسنامه تمامی اعضای هیات مدیره، اسناد مربوط به شرکت مثل؛ نهایی ترین تغییرات صورت گرفته در هیات مدیره، وکالت نامه امضاء شده توسط مالک امضاء شرکت، آگهی تاسیس، مدارک مربوط به حق امضاء و هم چنین کامل کردن اظهارنامه‌ای که برای پلمپ، در سایت است.
- برای دفاتر تجاری حقیقی: کارت ملی به همراه شناسنامه فرد تقاضا کننده، اسناد یا مجوز های دال بر معاملات و فعالیت های فرد حقیقی، امضاء وکالت نامه توسط مالک امضاء شرکت ضروری میباشد.
اگر این مطلب برای شما رضایت بخش بوده است، مطالعه مقاله شرکت تضامنی را به شما پیشنهاد می کنیم.
