ساز و کار مدیریت پروژه

پروژه، مجموعه ای از فعالیت هایی است که جهت رسیدن با اهداف خاصی صورت می گیرد که شامل فعالیت هایی با ویژگی های زیر می باشد:

تحویل در تاریخ های معین
هزینه یابی معین
دارای سطح کیفیت تعیین شده

برای کسب موفقیت در پروژه ها، لازم است که به سه عامل زمان، هزینه و کیفیت، توجه شود. عدم توجه به هر کدام از این ویژگی ها، می تواند باعث شکست در پروژه شود و تبعات اقتصادی به همراه داشته باشد.

مدیریت پروژه:

مدیریت پروژه (Project management)، یعنی برنامه ریزی و هدایت پروژه در چارچوب زمان، هزینه و کیفیت در راستای ایجاد و کسب نتایج مورد انتظار

مدیریت پروژه در بر دارنده فعالیت های برنامه ریزی، سازمان دهی، هدایت اجرا و نظارت بر اجرا می باشد که سعی دارد با استفاده از منابع، نتایج مورد انتظار و صحیحی کسب نماید.

در واقع می توان گفت که مدیریت پروژه با به کار گیری مهارت، دانش، تکنیک و ابزار های لازم در مدیریت اجرای فعالیت ها، نیاز ها و انتظارات متولیان را مرتفع می سازد.

نکته: مدیریت پروژه در اجرای این مهم از دو بازوی قدرتمند برنامه ریزی و کنترل پروژه بهره می گیرد.

مشاوره مالی

برنامه ریزی پروژه:

فرآیند برنامه ریزی در واقع تعیین توالی و توازن فعالیت های لازم برای اجرای یک پروژه با در نظر گرفتن زمان مورد نیاز برای اجرای هر فعالیت و کیفیت تعیین شده برای آن فعالیت ها می باشد.

کنترل پروژه:

کنترل پروژه فرآیندی است که در جهت حفظ مسیر پروژه برای رسیدن به یک تعادل اقتصادی موجه انجام می گیرد. کنترل پروژه بین سه عامل هزینه، زمان و کیفیت در حین اجرای پروژه، کمک می گیرد که از ابزار و تکنیک های خاص خود استفاده می کند.

در واقع کنترل پروژه، اجرای دقیق و کامل برنامه تدوین شده برای پروژه است به نحوی که هنگام خروج از برنامه بتواند با تشخیص دلایل و طرح اقتصادی ترین فعالیت ها، پروژه را به بهترین حالت ممکن در مسیر اولیه و اصلی خود برگرداند.

کنترل پروژه در این راه از سه عامل زیر بهره می گیرد:

تعیین وضعیت واقعی پروژه
مقایسه وضعیت واقعی با برنامه
در نظر گرفتن اقدام اصلاحی

نرم افزار های رایج کنترل پروژه شامل سری نرم افزار های پری ماورا و همچنین نسخه های ام اس پروجکت می باشد.

ویژگی های اصلی یک پروژه:

پروژه هاموقتی هستند یعنی در زمان مشخصی آغاز می شوند و در مدت مشخصی هم باید به پایان برسند.
هر پروژهاهداف معینی را دنبال می کند که باید با کیفیت مناسب و از پیش تعریف شده ای تحقق پیدا کنند.
یک پروژهمنحصر به فرد است یعنی مجموعه ای از اقدامات روتین نیست بلکه مجموعه اقداماتی ست که جهت رسیدن به یک هدف منحصر به فرد طراحی شده است.
هر پروژه بامحدودیت هایی رو به رو است.
عدم قطعیتمسیر انجام یک پروژه از قبل کاملا مشخص نبوده است.

موسسه مشاوران مطالعه مقاله بازده سرمایه گذاری را به شما عزیزان پیشنهاد می کند.

مفهوم پروژه

فاز های مدیریت پروژه:

بر اساس PMI، مدیریت پروژه دارای فاز های زیر می باشد.

فاز اول، آغاز پروژه:

این فاز، فاز نخست پروژه است که شروع کننده می باشد و هدف آن تعریف پروژه در سطح وسیع است. این فاز اغلب با یک مورد کاوی کسب و کار شروع می شود.

زمانی که امکان سنجی یک پروژه انجام می گیرد، اگر مطالعات امکان سنجی، انجام پروژه را توجیه کرد، فاز آغازین، اولین قدم در روند پروژه می باشد.

نکته ۱: فرم های این اسناد در راهنمای مدیریت پروژه PMBOK وجود دارد که می توان به صورت آنلاین دانلود و استفاده نمود.
نکته ۲: در تهیه اسناد اولیه پروژه، لازم نیست وارد مسائل فنی شوید، این موارد به وضوح و کامل در فاز دوم تعریف خواهند شد.
نکته ۳: جلسه شروع (Kick-Off) معمولا فاز آغاز اجرای پروژه را مشخص می‌کند زمانی که اعضای گروه مسئولیت های خود را در اجرا به عهده‌ می گیرند.

فاز دوم، برنامه ریزی پروژه:

فاز برنامه ریزی پروژه، کلید مدیریت موفق پروژه است و بر توسعه نقشه راهی متمرکز است که همه از آن تبعیت خواهند کرد. این فاز معمولا با تنظیم اهداف شروع می شود.

خدمات حسابداری و حسابرسی

دو روش محبوب برای تنظیم اهداف، موارد زیر می باشند:

روش SMART

مشخص (Specific): تعیین اهداف مشخص با پاسخ دادن به سوال های؛ چه کسی؟ چگونه؟ کجا؟ کی؟ کدام؟ و چرا؟
قابل اندازه گیری (Measurable): ساخت معیار هایی برای اندازه گیری میزان موفقیت اهداف
قابل دست یابی (Attainable): شناسایی مهم ترین اهداف و نحوه دست یابی به آن ها
واقع گرایانه (Realistic): هدف مشخص شده باید منطقی و با امکانات موجود قابل انجام باشد.
به موقع (Timely): ایجاد یک چارچوب زمانی برای رسیدن به هدف

روش CLEAR

یک روش جدید تر است که محیط سریعا در حال تغییر کسب و کار های امروزی را نیز در نظر می گیرد.

همکاری (Collaborative): هدف باید کارکنان را تشویق به همکاری کند.
محدود (Limited): اهداف باید در محدوده و زمان طوری تعریف شوند که قابل مدیریت کردن باشند.
احساسی (Emotional): اهداف باید اشتیاق کارکنان را درگیر کند و باید که بتواند از لحاظ احساسی به منظور بهینه سازی، ارتباط ایجاد کند.
قابل توجه (Appreciable): اهداف بزرگ تر را به کار های کوچک تقسیم می کنیم تا قابل دست یابی باشند.
قابل بهبود (Refinable): با به وجود آمدن موقعیت های جدید، انعطاف پذیر باشید و اهداف را در صورت نیاز بهبود بدهید.

فاز سوم، اجرای پروژه:

در فاز اجرای پروژه معمولا تحویل دادنی ها آماده و تکمیل می شوند. این فاز اغلب به عنوان بدنه پروژه مورد توجه قرار می گیرد، زیرا در طول این فاز، اتفاقات زیادی از جمله موارد زیر رخ می دهد:

گزارش وضعیت و جلسات
به روز رسانی های توسعه داده شده
گزارش عملکرد

کار هایی که در طول فاز اجرا انجام می شود شامل:

توسعه تیم پروژه
تعیین منابع
اجرای برنامه مدیریت پروژه
مدیریت تدارکات در صورت نیاز
هدایت و اجرای پروژه توسط مدیر پروژه
نصب سیستم ره یابی و کنترل پروژه
اجرای کار های مشخص شده
گزارش جلسات
به روز رسانی برنامه زمان بندی
به روز رسانی برنامه های پروژه در صورت لزوم

نکته: در حالی که فاز کنترل الزامات متفاوتی دارد اما اغلب فاز سوم و چهارم همزمان رخ می دهند.

موسسه مشاوران مطالعه مقاله بازده سرمایه گذاری را به شما عزیزان پیشنهاد می کند.

استاندارد های مدیریت

فاز چهارم، کنترل و پایش پروژه:

این فاز به طور کامل درباره اندازه گیری پیشرفت و عملکرد پروژه برای اطمینان از این است که هر چیزی که اتفاق می افتد در راستای برنامه مدیریت پروژه قرار دارد.

فاز پنجم، بستن پروژه:

در فاز پنجم که فاز نهایی پروژه محسوب می شود، مدیر پروژه جلسه ای برگزار می کند، این جلسه به عنوان گزارش اختتام پروژه، به منظور ارزیابی موفقیت ها و شکست های پروژه، بسیار مفید واقع می گردد.

این مرحله نشان می دهد که پروژه تکمیل شده است.
پیمان کاران استخدام شده برای پروژه که در این فاز فعالیت آنها خاتمه می یابد.
اعضای ارزشمند گروه مشخص می شوند.
برخی از مدیران در فاز اقداماتی برای تشکر و قدردانی تلاش های افرادی خاص در پروژه انجام می دهند.

استاندارد های مدیریت:

از جمله موسسات و کشور های گوناگونی که اقدام به تدوین استاندارد های مخصوص خود در زمینه‌ مدیریت پروژه کرده اند می توان به چهار استاندارد زیر که دارای اهمیت و مقبولیت بیشتری هستند، اشاره کرد: