تخصیص منابع

انتخاب تیم، رهبری مناسب و از همه مهم تر، تخصیص منابع، مهم ترین عواملی هستند که می توانند شخص را در رسیدن به موفقیت، یاری کنند. یکی از سخت ترین وظایف هر رهبر در مدیریت کسب و کار ها، اخذ تصمیمات مهم در مورد روند کار می باشد که هر روز شخص را با یک وضعیت اورژانسی مواجه می کند و کسب و کار مورد نظر را تحت تاثیر قرار می دهد.

کاملا مشخص است که هیچ رهبری نمی تواند تمام کار ها را خود به تنهایی انجام دهد به همیت علت، یک رهبر ماهر و هوشمند، باید بتواند یک تیم عالی و شبکه ای منسجم را پایه ریزی نماید.

تخصیص منابع:

انجام پروژه های شرکت ها و سازمان ها، اعم از پروژه های کوچک و بزرگ، نیاز به منابع انسانی و غیر انسانی دارد که میزان و نحوه انتخاب آنها کار آسانی نمی باشد که تخصیص منابع به این امر می پردازد. این کار که با نام تخصیص منابع شهرت یافته است، دارای درجه بالایی از حساسیت می باشد که باید با رعایت کامل اصول و نکات مهم صورت گیرد.

در روند برنامه ریزی برای پیش بردن پروژه، تخصیص منابع یکی از کار ای مهم می باشد که عدم توجه به آن، پورژه را با شکست مواجه می کند. تخصیص منابع اولین مرحله برای مدیریت انواع پروژه ها می باشد که در ادامه به شرح بیشتر آن پرداخته می شود.

نیاز به اولویت بندی مجدد:

لازم است که افراد برای سازمان دهی وظایف خود، کار ها را طبق درجه اهمیت و ضرورت خود اولویت بندی نمایند. به همین دلیل، مواردی که ضروری و مهم باشند، در اولویت قرار می گیرند. طبق نظر جیک گیبسون، موسس شرکت نردوالت، این روش برای شرکت هایی که بالغ هستند و مدیر آنها در سطح متوسطی می باشد، بسیار مفید است.

اما برای کار آفرینانی که به تازگی کسب و کار خود را در قالب استارتاپ راه اندازی نموده اند، کار ساد ای نیست زیرا برای این نوع از کسب و کار ها، اولویت های زیادی وجود دارد که از درجه یکسانی از اهمیت برخوردارند.

انتخاب تیم:

افراد زیادی به عنوان کارآفرین برتر شناخته می شوند اما تنها حدود ۴۰ درصد آنها در برقراری ارتباطات، توصیف اهداف و مدیریت صحیح، دارای مهارت قوی می باشند. از آنجایی که پرسنل و نیروی کار انسانی از عوامل مهمی است که در موفقیت پروژه تاثیر گذار می باشد، لذا بسیار مهم و حائز اهمیت است که افراد مناسبی برای بررسی اولویت ها انتخاب گردند.

در این مورد نرم افزار هایی نیز موجود می باشد که برای مدیریت منابع به مدیران کمک می کنند که بتوانند کار خود را به نحو احسن مدیریت کنند.

موسسه مشاوران مطالعه مقاله مدیریت کسب و کار را به شما عزیزان پیشنهاد می کند.

انتخاب تیم

توزیع مدیریت:

یکی از راه های کسب موفقیت، سپردن کار ها به رهبرانی می باشد که توانایی مدیریت صحیح پروژه را دارا هستند و می توانند نیاز های پروژه را حل کرده و آن را در موعد مقرر به صاحب پروژه تحویل دهند.

هر کسی که بخواهد کار های پروژه را به تنهایی انجام دهد، ممکن است زمان زیادی را از دست دهد و یا این که با شکست مواجه گردد.

اندرو کارنگی می گوید:

«اگر روزانه ۱۰ ساعت وقت خود را صرف کار می کنید، انسان تنبلی هستید. کار من این است که افراد خوب را دور هم جمع می کنم و هرگز به آنها دستور نمی دهم. راهنمایی های من به تیم، از پیشنهاد فراتر نمی رود.»

کاهش حجم کار:

پری مارشال، مشاور کار آفرینی، می گوید که اصل پارتو را به یاد داشته باشید بنا بر این اصل ۸۰ درصد نتایج، از ۲۰ درصد تلاش های فرد حاصل می شود.

تعیین دامنه پروژه:

پروژه مورد نظر ممکن است در چند روز و یا چند سال طول بکشد. ولی به هر حال، نخست لازم است که دامنه پروژه تعیین گردد و سپس، به تخصیص منابع پرداخته شود.

دامنه پروژه، مشخص کننده وظایف و مقدار منابع مورد نیاز می باشد که برای دست یابی به اهداف پروژه اهمیت دارند. پس می توان نتیجه گرفت که دامنه پروژه اولین گام در جهت تخصیص منابع درست می باشد.

شناسایی منابع مورد نیاز:

پس از اتمام مرحله اول، به سراغ مرحله دوم می رویم. در این مرحله، باید به درک معقولی از اهداف اصلی پروژه، وظایف افراد، منابع مورد نیاز، مهلت ها و… رسید.

حال باید بتوان موارد زیر را شناسایی نمود:

• استفاده از چارت سازمانی به منظور تقسیم وظایف
• آماده سازی تجهیزات مورد نیاز از قبیل رایانه، ماشین آلات و…
• مشخص کردن مکان های مورد نیاز
• آماده سازی فهرست کاملی از منابع انسانی و غیر انسانی مورد نیاز

موسسه مشاوران مطالعه مقاله مدیریت مالی را به شما عزیزان پیشنهاد می کند.

منابع انسانی را ارزیابی کنید

ارزیابی منابع انسانی:

برای انجام این مرحله، به چارت سازمانی نیاز دارید.

چارت سازمانی:

به نموداری گفته می شود که در آن عنوان و مسئولیت های پرسنل را مشخص می کند و جزئیات بیشتری به آنها اضافه نمود. استفاده از این نوع نمودار ها، می تواند برای تقسیم وظایف اعضا بسیار مفید واقع گردد.

اولویت بندی پروژه ها:

اگر فقط یک پروژه موجود باشد، کار راحتی در پیش خواهد بود اما زمانی که شرکت مورد نظر، چندین پروژه داشته باشد و بخواهد آن ها را با هم انجام دهد، نیاز است که آنها اولویت بندی شوند.

تهیه طرح به منظور تخصیص منابع:

لازم است که طرح تخصیص منابع شامل تمامی اطلاعات مورد نیاز باشد. در واقع یعنی فهرستی از منابع مورد نیاز و مدت زمان مورد نیاز تهیه شود و بتوان از آن به آسانی استفاده نمود. لازم است که فهرست منابع انسانی و غیر انسانی به صورت جداگانه تهیه شوند و مسئولیت افراد با تاریخ آغاز و اتمام انجام وظایف، در آن قید شود.

نکته: هر مدیری به راحتی می تواند با استفاده از صفحه‌ گسترده گوگل (Google Spreadsheet)، طرح تخصیص منابع را تنظیم کنید.

آمادگی برای شرایط اضطراری:

مدیر پروژه باید برای هر گونه اتفاق غیر قابل پیش بینی آماده باشد و بتواند به آنها رسیدگی کند. از جمله اتفاقات مهمی که می توان به آنها اشاره کرد، بیماری، استرس، استعفا و یا … توسط کارکنان می باشد زیرا نیروی انسانی، مهم ترین منبع انجام پروژه ها می باشد.

بنابر این هر مدیری باید آمادگی لازم را برای رویارویی با این مسائل داشته باشد که در این خصوص، تسطیح منابع می تواند مکمل خوبی باشد. تسطیح منابع، به تخصیص منابع کارآمد مربوط می باشد که کمک می کند تخصیص منابع بیش از حد یا کم تر از حد لازم صورت نگیرد.

توجیه کردن تیم از اهداف و برنامه های پروژه:

اعضای تیم باید با روند پروژه آشنایی داشته باشند. این موضوع باعث می شود که در زمان اجرای پروژه مشکلی پیش نیاید و تخصیص منابع به شکل کامل و درست تری صورت گیرد.

اگر این مطلب برای شما رضایت بخش بوده است، مطالعه مقاله مدیریت ارتباط با مشتری CRM را به شما پیشنهاد می کنیم.