راهنمای گام به گام ثبت صورتجلسه تغییرات به همراه تصاویر

کلیه کاربران می توانند با ورود به تارنمای irsherkat.ssaa.ir درخواست به ثبت صورت جلسه تغییرات نمایند.

جهت ورود اطلاعات صورتجلسه تغییرات شرکت ابتدا باید اطلاعات ذیل را پر نمایید:

اطلاعات شرکت:

اگر شناسه ملی شرکت خود را در اختیار دارید آن را در قسمت مربوطه وارد و کلید گام بعدی» را کلیک نمایید.

درج کد ملی

در صورتی که شناسه ملی شرکت را در اختیار ندارید می توانید با استفاده شماره ثبت و انتخاب نوع شرکت به مرحله بعد بروید.

شماره ثبت شرکت: شماره ای که هنگام ثبت به شرکت اختصاص داده شده است. این شماره درصورتجلسه تاسیس و اساسنامه شرکت موجود است و می توانید به آن مراجعه نمایید.
نوع شرکت: در این قسمت باید نوع شرکت خود را وارد نماید به عنوان مثال شرکت سهامی خاص، با مسئولیت محدود، نسبی، تضامنی با غیره می تواند باشد.

اطلاعات شرکت

اطلاعات جلسه:

در صفحه بعدی ابتدا نوع صورتجلسه که به عنوان مثال می تواند مجمع عمومی سالیانه، مجمع عمومی عادی، مجمع عمومی فوق العاده و غیره باشد تعیین می شود. توجه داشته باشید که نوع صورتجلسه بر اساس نوع شرکت متفاوت است بنابراین اگر شرکت سهامی خاص باشد نوع صورتجلسات آن با صورتجلسات شرکت با مسئولیت محدود متفاوت خواهد بود. آنچه در نوع صورتجلسه مشاهده می نمایید صورتجلساتی است که با توجه به نوع شرکت می توانید انتخاب کنید.

نصاب جلسه نیز مشخص می نماید که جلسه با حضور تمامی اعضا تشکیل شده با اکثریت اعضا حضور دشته اند که در این حالت نیز باید آیتم مورد نظر مشخص شود.

نام و نام خانوادگی، شماره ملی و شماره همراه متقاضی جهت اطلاع رسانی و دسترسی در مواقع خاص نیز باید در این قسمت وارد شود.

همچنین «سمت متقاضی» که نشان می دهد شخص درخواست کننده اصیل است با وکیل.

در این قسمت باید تاریخ جلسه ای که برگزار شده است مشخص شود. ساعت شروع و خاتمه جلسه نیز در قسمت های مربوطه وارد می شود. ذکر این نکته ضروری است که تقدم و تاخر ساعات جلسات را در صورتی که چند جلسه در یک روز تشکیل شده باشد رعایت فرمایید.

در انتها با کلیک بر روی کلید «گام بعدی» به صفحه بعد می رویم. در این مرحله نیز می توان با کلیک بر روی کلید «پذیرش موقت» شماره دسترسی ۱۹ رقمی دریافت نمایید.

نام و نام خانوادگی و سمت امضاء کننده دفتر باید مشخص شود. همچنین «وضعیت توكيل امضا کننده» نشان می دهد که حق توكيل اعطا شده است یا خیر.

اطلاعات جلسه

تصمیمات جلسه:

در این صفحه تصمیماتی که که در جلسه اتخاذ شده وارد می شود. لازم به ذکر است تصمیماتی که نمایش داده می شود بر اساس نوع صورتجلسه متغیر است. بنابراین اگر تصمیم جلسه در فهرست مورد نظر وجود نداشته باشد ممکن است که شما مجاز به اتخاذ چنین تصمیمی در این نوع جلسه نباشید.

ابتدا با کلیک بر روی کلید (فلش به سمت پایین) از فهرست نوع تصمیم، تصمیم مورد نظر را انتخاب نموده سپس کلید «افزودن تصميم جلسه» را کلیک می نمایم. اگر در یک جلسه چند تصمیم اتخاذ شده باشد که باید در یک صورتجلسه گنجانده شود، از فهرست نوع تصميم انتخاب نموده و کلید «افزودن تصمیم جلسه» را مجددا کلیک می نماییم. برای حذف یک تصمیم بر روی کلیک می نماییم. در انتها با کلیک بر روی کلید «گام بعدی» به صفحه بعد می رویم.

تصمیمات جلسه

اگر در موضوع جلسه شما تغییر نام وجود داشته باشد پس از کلیک بر روی کلید گام بعدی » به صفحه «نام های درخواستی» می رود و در غیر این صورت به صفحه «اشخاص جلسه» منتقل می شود.

درخواست تغییر نام

نام های درخواستی:

در ابتدا «اولویت» را مشخص می نماییم. یعنی به ترتیب اسامی که مدنظر است پیشنهاد داده می شود. ذکر این نکته لازم به نظر می رسد که اگر اولویت های بالاتر مورد قبول باشد به اولویت های بعدی ترتیب اثر داده نمی شود. سپس در فیلد «نام درخواستی» اسم مورد نظر تایپ می شود. در قسمت «توضیحات متقاضی» اگر شرح یا توضیح اضافه لازم بود می توان اضافه نمود. پس از آن با کلیک بر روی کلید «ثبت نام» اسم پیشنهادی خود را اضافه می نمایید. تعداد اسامی پیشنهادی نباید از ۵ اسم بیشتر باشد. برای حذف یک اسم بر روی کلید «حذف» کلیک می نماییم. در انتها با کلیک بر روی «گام بعدی» به صفحه بعد می رویم.

موسسه مشاوران ارائه دهنده انواع خدمات ثبت شرکت می باشد.

نام درخواستی

اشخاص جلسه:

در این مرحله باید اعضایی که در جلسه حضور دارند و سمت هر یک را مشخص نمایید. ممکن است شخصی به عنوان وکیل با نماینده یک نفر دیگر در جلسه حضور داشته باشد. همچنین اگر شخصی صرفا به عنوان سهامدار شرکت داشته باشد این عنوان انتخاب می شود. اما توجه نمایید که اگر شخصی سمتی در جلسه دارد، به عنوان مثال رئیس با منشی جلسه است و جزء سهامداران نیز محسوب می شود باید سمتی که در جلسه دارد انتخاب شود. در این صفحه باید «نوع شخص»، «نام شخص»، «نام خانوادگی شخص»، «شماره ملی» و «نام پدر» باید ورود اطلاعات شود. گزینه ای به نام «تابعيت شخص» وجود دارد. در این گزینه دو انتخاب وجود دارد اولی «ایرانی» و دومی غیر ایرانی» است. اگر گزینه ایرانی انتخاب شود باید حتما شماره ملی شخص وارد شود و در صورتی که غیر ایرانی انتخاب شود باید شماره «گذرنامه» ورود اطلاعات شود. اگر نوع شخص، شخص حقوقی باشد نیز «نام شخص»، «شناسه ملی»، و «شماره ثبت» اجباری است.

اشخاص جلسه

سمت اشخاص جلسه:

در این صفحه سمت اشخاص جلسه معین می شود. ابتدا «اشخاص جلسه» را از افرادی که قبلا وارد کرده ایم انتخاب می شود.سپس «سمت شرکت» نیز از فهرست مربوطه لنتخاب می شود. بعد از آن «سمت در جلسه» انتخاب می شود.

مقام اشخاص جلسه

ارتباط اشخاص جلسه:

اگر سمت شخص در جلسه «نماینده سهام دار» یا «وکیل سهام دار» باشد در این صفحه وارد می شود. در این بخش ابتدا «نماینده/وکيل» انتخاب می شود. این فیلد بر اساس آنچه قبلا وارد شده است انتخاب می شود. سپس «نوع نمایندگی» مانند وکیل، وصی، قیم یا غیره را از فهرست انتخاب می کنیم. پس از آن «نماینده شده موکل» یعنی کسی که این شخص وکیل او شده است انتخاب می شود. در انتها کلید «ثبت ارتباط شخص» را کلیک می کنیم. اگر بخواهیم اطلاعات وارد شده را پاک کنیم از کلید «حذف ارتباط شخص» استفاده می نماییم. اگر بخواهیم تغییری در اطلاعات ایجاد کنیم بر روی صفحه کلید «مشاهده» را کلیک می نماییم. در انتها با کلیک بر روی کلید گام بعدی» به صفحه بعد می رویم.

ارتباط اشخاص جلسه

مدارک مورد نیاز:

در این صفحه بنا به تصمیماتی که انتخاب شده و نوع صورتجلسه مدارکی را که متقاضی باید ارائه نماید را به صورت خودکار نشان می دهد. در سمت راست فرم گزینه ای به نام « تایید مدارک مورد نیاز» وجود دارد که باید تیک بخورد. در واقع با زدن این تیک متقاضی تایید می نماید که مدارک مورد نیاز را مطالعه نموده و نسبت به تهیه و ارائه آنها اقدام می نماید. در انتها با کلیک بر روی کلید مرحلۀ بعدی » به صفحه بعد می رویم.

برای مطالعه مقاله راهنمای پلمپ دفاتر می توانید از این لینک استفاده نمایید.

مدارک مورد نیاز

متن صورتجلسه:

در این صفحه باید متن صورتجلسه تایپ شود. برای جلوگیری از اتلاف وقت می توانید از متون پیش فرضی که در سامانه تعبیه شده است استفاده نمایید. این متون بر اساس آنچه در تصمیمات انتخاب شده است تغییر می کند. برای این کار باید کلید «دریافت متن پیشنهادی رایانه» را کلیک نمایم. همچنین این متون کاملا قابل تغیر است و قابلیت کپی و الصاق نیز دارد. در این مرحله و پس از تکمیل صورتجلسه کلید «پذیرش نهایی» را کلیک می کنیم.

متن صورتجلسه

پذیرش نهایی:

وقتی اطلاعات صورتجلسه به طور کامل و با دقت توسط متقاضی وارد رایانه شد، جهت ارسال صورتجلسه مکانیزه به ثبت شرکت ها، متقاضی باید «پذیرش نهایی» را کلیلک کند. پس از کلیک برروی این دکمه رایانه “تاییدیه پذیرش” را به متقاضی نشان می دهد که متقاضی باید به دقت آن را مطالعه کرده و بر اساس آن عمل کند. در ضمن متقاضی هر زمان نیاز داشت می تواند مجددا تاییدیه پذیرش را با کلیک بر روی «چاپ تاییدیه پذیرش» مشاهده کند.

پذیرش نهایی

پیگیری درخواست:

برای پیگیری مدارکی که قبلا در سامانه اینترنتی ورود اطلاعات شده است باید بر روی لینک پیگیری درخواست کلیک نمایید. در این صفحه ابتدا «نوع درخواست» را انتخاب می نمایید که ممکن است ثبت تاسیس با صورتجلسه تغییرات باشد. سپس «شماره پیگیری» که قبلا توسط سامانه به متقاضی اعطا شده را در قسمت مربوطه وارد نموده و کلید «بازیابی صورتجلسه» را کلیک می نمایید. در این هنگام وارد مراحل مختلف ثبت و پیگیری خواهید شد. اگر به هر دلیلی شماره پیگیری خود را فراموش یا گم کرده باشید. می توانید لینک« شماره پیگیری خود را فراموش کرده ام» را کلیک نمایید. در این حالت اگر نوع درخواست صورتجلسه تغییرات باشد می توانید با پاسخ به چند سوال وارد سامانه شده و پیگیری را انجام دهید. در این صفحه باید اطلاعات شرکت خود از جمله «شناسه ملی» و «شماره ثبت» را وارد نموده و «نوع شرکت» را از فهرست مربوطه انتخاب و« تاریخ جلسه» را وارد می نماییم. سپس «نوع صورتجلسه» را از فهرست انتخاب و در انتها کلید «جستجو» را کلیک می نماییم.

برای مطالعه مقاله تشکیل شرکت تضامنی می توانید از این لینک استفاده نمایید.

پیگیری درخواست

نکات بسیار مهم:

تذکرات بسیار مهم که می بایست در زمان پذیرش اینترنتی ملاک عمل قرار گیرد و مواردی که باعث رد پذیرش و عودت صورتجلسه می گردد.

در زمان ارسال همزمان صورتجلسات متعدد دقت گردد که برای هریک پذیرش اینترنتی صورت گرفته باشد. در غیر این صورت کلیه صورتجلسات از طریق پست عودت می گردد.
عدم تکمیل مشخصات کامل کلیه سهامداران و اشخاص حقیقی دیگر اعم از نمایندگان اشخاص حقوقی و مدیران شرکت یا موسسه باعث رد پذیرش و عودت اصل صورتجلسه توسط پست می گردد.
عدم تایپ کامل متن صورتجلسه در قسمت مشخص شده باعث رد پذیرش و عودت اصل صورتجلسه توسط پست می گردد. (متن تایپ شده با اصل صورتجلسه می بایست مطابقت کامل داشته باشد.)
عدم دقت در انتخاب نوع شرکت و موسسه و عدم تطابق عنوان صورتجلسه انتخابی در سامانه و فیزیک ارسالی توسط پست که در نتیجه باعث رد پذیرش و عودت اصل صورتجلسه توسط پست می گردد.
عدم ارسال اصل صورتجلسه و استفاده از تصاویر معمولی یا برابر با اصل شده که باعث رد پذیرش و عودت آن توسط پست می گردد
مغایرت مین صورتجلسه ورود اطلاعات شده با اصل صورتجلسه ارسالی که در این صورت باعث رد پذیرش و عودت از طریق پست می گردد.
با توجه به اینکه نام شرکت یا موسسه از ارکان اصلی آنها می باشد لذا در صورت درخواست تغییر آن پیشنهاد می گردد که صورتجلسه ای که این تصيم در آن واقع شده است صرفا همين تصمیم را داشته باشد چرا که در صورت وجود عین یا مشابهت در تمام پیشنهادی سایر تصمیمات نیز قابلیت رسیدگی نخواهند داشت.
ارائه برگ اعلام ضبط نقل و انتقال سهام در پرونده و در قالب مواد ۳۹ و ۴۰ صرفا با ارائه صورتجلسه واحد در این خصوص امکان پذیر است لذا در صورت همزمانی سایر تصمیمات با نقل و انتقال سهام با توجه به اینکه مورد ثبت و آگهی ندارد امکان صدور این برگه وجود ندارد.
به هیچ وجه از عناوین ترکیبی صورتجلسات در یک صورتجلسه استفاده ننمائید (از قبیل مجمع عمومی فوق العاده و عادی بطور فوق العاده ، مجمع عادی بطور فوق العاده و هیئت مدیره و …) چرا که باعث رد پذیرش و عودت اصل صورتجلسه می گردد.
با توجه به حجم بالای پاکات ارسالی شماره رهگیری صادره از سامانه یکی از ارکان شناسایی و پذیرش درون سازمانی می باشد و عدم الصاق رسید حاوی آن بر روی پاکت یا ناخوانا بودن شماره رهگیری بعلت تصویر کمرنگ آن باعث رد پذیرش و عودت پاکات می گردد.
در صورتیکه چندین صورتجلسه همزمان پذیرش نموده اید قسمت فوقانی رسید خود را که حاوی شماره رهگیری است بریده و همگی را در روی یک پاکت بچسبانید و صرفا با یک پاکت ارسال نمائید.
در صورت مشاهده مواردی که شماره ثبت و شناسه ملی شرکت یا موسسه شما به دلایلی همخوانی نداشته یا دارای تعدد شناسه ملی می باشد و در نتیجه امکان پذیرش ندارید به واحد تعیین نام شناسه ملی مستقر در اداره تعیین نام مراجعه نمائید.
با توجه به اینکه رسید پذیرش اینترنتی حاوی آخرین اطلاعات چگونگی اقدامات بعدی شماست و به روز رسانی می شود لذا کاملا آنرا مطالعه کرده و صرفا به مطالعات قبلی خود اکتفا نکنید.
عدم ارسال اصل وکالتنامه ها یا کپی برابر با اصل آنها در زمان ارسال صورتجلسات که دارای امضائات وکالتی بوده یا امضاء ذیل دفاتر در زمان ثبت منوط به آنها می باشد به دلیل عدم امکان الحاق آنها به پرونده الکترونیکی و داده آمایی آنها باعث خواهد شد نتوانند به آنها در امضاء دفاتر یا رسیدگی کارشناس با ابراز بعدی استناد نمایند لذا دقت گردد کلیه مدارک پس از پذیرش اینترنتی در زمان ارسال صورتجلسه ضمیمه گردد.
در صورت تشخیص عدم تطابق تاریخ درج شده در سامانه و تاریخ اصل صورتجلسه در زمان پذیرش درون سازمانی موجبات رد پذیرش و عودت اصل صورتجلسه از طریق پست را فراهم می آورد.