جریان کار یا ورک فلو (Workflow) توصیف کننده مراحل و وظایف موجود در یک فرآیند کاری تجاری است؛ مسیری که یک کار مشخص از نقطه شروع تا پایان از آن عبور می کند. سازمان ها همواره تلاش می کنند تا برای بهبود کارایی، افزایش سرعت پاسخ گویی و بالا بردن میزان سودآوری، جریان های کاری خود را بهینه سازی کنند.
در دنیای پویای بازارهای مالی بین المللی نظیر فارکس و ارزهای دیجیتال، داشتن یک جریان کاری شفاف، معادل با برخورداری از یک پلن و ژورنال معاملاتی دقیق است؛ فرآیندی ساختاریافته که از تحلیل های فاندامنتال و تکنیکال آغاز شده، از فیلترهای مدیریت ریسک و تعیین حد ضرر (Stop Loss) عبور می کند و در نهایت به اجرای دقیق سفارش و خروج به موقع از معامله ختم می شود. بسیاری از شرکت ها و موسسات سرمایه گذاری برای دستیابی به این سطح از دقت، مفاهیم و فلسفه هایی همچون «شش سیگما» و «مدیریت کیفیت جامع» (TQM) را در ساختار خود پیاده سازی می کنند.
نقش جریان کار در کارایی کسب وکار
مفهوم ورک فلو در مطالعه سازمان دهی منطقیِ فرآیندهای کاری، اهمیت بسیار زیادی داشته است. این فرآیندها، عملیات تولیدی یا اطلاعاتی را بهینه سازی می کنند تا از ایجاد تنگناها و گره های کاری جلوگیری شود؛ مفهومی که با عنوان «تریاژ» (Triage) نیز شناخته می شود. پس از جنگ جهانی دوم، جنبش کیفیت چندین نظریه برای بهبود جریان کار توسعه داد که مفاهیم کیفی تری از مهندسی مجدد فرآیندهای تجاری را در بر می گرفت. این فلسفه ها به همان اندازه که در خطوط مونتاژ خودرو کاربرد داشتند، در فرآیند تایید وام بانکی یا تولید یک روزنامه نیز قابل اجرا بودند.
شش سیگما و مدیریت کیفیت جامع (TQM) دو رویکرد فلسفی برای بهبود فرآیند هستند که توسط سازمان های سراسر جهان با استقبال روبه رو شده اند. TQM یک رویکرد ساختاریافته در مدیریت کلان سازمانی است که در آن دستورالعمل های داخلی و استانداردهای فرآیندی، میزان خطاها را کاهش می دهند. از سوی دیگر، هدف شش سیگما کاهش نواقص از طریق کنترل کیفیت است.
امروزه نهادهای مالی بزرگ، پراپ فرم ها (Prop Firms) و صندوق های پوشش ریسک (Hedge Funds) از مدل های مشابهی مانند شش سیگما برای به حداقل رساندن خطاهای انسانی در معاملات الگوریتمی (Algo-Trading)، کاهش اسلیپیج (Slippage) و بهبود سرعت اجرای سفارشات استفاده می کنند تا سیستم معاملاتی با کمترین خطای ممکن و بالاترین سرعت عمل کند.
نکته مهم: شش سیگما بر بهبود زمان چرخه کار (Cycle-time) تاکید دارد و همزمان تلاش می کند نواقص تولید را به سطحی کمتر از ۳.۴ مورد در هر یک میلیون واحد یا رویداد کاهش دهد. به عبارت دیگر، این سیستم متدی است برای این که سریع تر و با اشتباهات کمتری کار کنید…
تمرکز بر دقت در فرآیندهای تولیدی و کاهش خطا با استفاده از متدهای مدیریت کیفیت.
چگونه فناوری و کلان داده ها جریان های کاری را متحول می کنند؟
فناوری ها و سیستم های مدیریت ورک فلو امروزه در صنایع بسیار گسترده ای از جمله مالی، بهداشت و درمان، بازاریابی و آموزش عالی مورد استفاده قرار می گیرند. این سیستم ها به لطف توانایی پردازش و استخراج ارزش از کلان داده ها (Big Data)، پایه ای اساسی برای توسعه سیستم های هوش مصنوعی (AI) و یادگیری ماشین بوده اند و تاثیرات شگرفی بر جریان های کاری سازمان ها در هر صنعتی گذاشته اند.
با جمع آوری و به اشتراک گذاری داده ها در سراسر یک سازمان و ادغام آن ها با سیستم های تحلیلی، سیستم های مدیریت داده های سازمانی توانسته اند جزیره های اطلاعاتی منزوی را از بین ببرند، فرآیندهای تجاری را بهینه سازی کنند و پردازش داده ها را به صورت خودکار (Automated) درآورند. این امر به اتصال بخش ها و صنایعی که پیش از این از یکدیگر جدا بودند، کمک شایانی کرده است.
دنیای مالی (Finance) به واسطه کلان داده ها در حال تجربه یک دگردیسی بزرگ است و از این داده ها در جریان های کاری مربوط به ترید و انطباق با مقررات (Compliance) استفاده می شود. سرمایه گذاران نهادی و تریدرهای خرد، به سیل عظیمی از داده های لحظه ای (Real-time) که از طریق دیجیتالی شدن جهانی و شبکه های اجتماعی تولید می شوند، متصل شده اند. آن ها با استفاده از ابزارهای پیشرفته تحلیل داده و هوش مصنوعی، تلاش می کنند تا ایده ها و سیگنال های معاملاتی ناب را شناسایی کرده و تصمیماتی عاری از سوگیری های شناختی (Cognitive bias) – مانند ترس و طمع یا فومو (FOMO) – بگیرند و ریسک خود را مدیریت کنند. تحلیل احساسات بازار (Sentiment Analysis) در شبکه های اجتماعی برای درک جهت گیری بازار کریپتو و فارکس، نمونه ای از همین اتوماسیون جریان کاری است.
رویارویی با چالش های جریان کار در عصر دیجیتال
نیاز به مدیریت پروژه ها در میان تیم ها، مکان ها و مناطق زمانی (Time zones) مختلف، باعث رشد چشمگیر محبوبیت نرم افزارها و اپلیکیشن های ورک فلو شده است. این روند به ویژه در سال ۲۰۲۱ و همزمان با همه گیری ویروس کرونا، زمانی که شرکت های بیشتری ارتباط با کارمندانشان را به صورت دورکاری پیش بردند، شتاب گرفت.
برخی از محبوب ترین نرم افزارهای مدیریت ورک فلو در حال حاضر شامل Easynote ،Trello ،Monday.com و Accelo هستند. این پلتفرم ها ایجاد وظایف و تخصیص آن ها به افراد مختلف را بسیار آسان می کنند و در عین حال به مدیریت کل جریان کار از طریق یک داشبورد مرکزی می پردازند.
در اکوسیستم بازارهای مالی، جایی که بازارهایی مانند فارکس و کریپتو به صورت ۲۴ ساعته فعال هستند، تیم های تحلیل گر در سراسر جهان پراکنده اند. سازمان های خودگردان غیرمتمرکز (DAOs) در فضای کریپتو یا تیم های ترید در قاره های مختلف، برای هماهنگی بین مناطق زمانی از توکیو تا لندن و نیویورک، به شدت به این نرم افزارها متکی هستند. بهترین ویژگی این پلتفرم ها این است که بسیاری از آن ها دسترسی رایگان به قابلیت های کلیدی خود را فراهم می کنند که این امر باعث کاهش هزینه ها برای استارتاپ ها و کسب وکارهای کوچک می شود.
نتیجه گیری
جریان کار به فرآیندهای تجاری اطلاق می شود که باعث انجام و اتمام کارها از نقطه شروع تا پایان می شوند. این جریان می تواند برای دستیابی به بهره وری بالاتر، خودکارسازی (Automated) شود. متدولوژی های محبوبِ بهبود فرآیند مانند شش سیگما و مدیریت کیفیت جامع، به طور گسترده در این زمینه مورد استفاده قرار می گیرند. علاوه بر این، ابزارهای دیجیتال جریان های کاری را در صنایع مختلف به شکل قابل توجهی متحول کرده و سطح اتصال و یکپارچه سازی داده ها را ارتقا داده اند. نرم افزارهای مدیریت ورک فلو در عصر دیجیتال نقش حیاتی پیدا کرده اند و هماهنگی تیم های دورکار و مدیریت فرآیندها را به شدت تسهیل نموده اند.
