مدیران و مسئولان سازمان ها و کسب و کار ها معمولا تصمیمات خود را بر اساس گزارش هایی می گیرند که از قسمت ها و بخش های مختلف شرکت دریافت می نمایند.
نحوه تهیه و ارائه گزارش ها، بر اساس قضاوت ها، چگونگی عملیات، سرمایه گذاری ها، میزان هزینه ها، خط مشی ها و … صورت می گیرد که در ادامه این مطلب به این موضوع پرداخته شده است.
تنظیم گزارش های مدیران:
تهیه گزارش برای مدیران شرکت ها یکی از کار های مهم در هر بخش می باشد که بایستی در تهیه و تنظیم آنها از مرحله تصور و تفکر تا تدوین و انتقال مفاهیم، نهایت دقت و توجه را استفاده نمود.
در تمامی سازمان ها، گزارش و چگونگی تهیه آن یکی از مهم ترین اقداماتی می باشد که مورد نظر بخش برنامه ریزی قرار می گیرد زیرا این موضوع باعث اخذ تصمیمات درست و موثر در درون یک سیستم می شود.
در بسیاری از موارد دیده شده است که گزارش های غلط، جداول پی در پی، درج مطالب موازی و بی کیفیت بودن گزارش ها، باعث کاهش بازخورد و عدم نتیجه گیری و تصمیم درست شده است که یکی از عمده ترین مشکلات نظام برنامه ریزی هر سازمانی محسوب می گردد.
نکته: گزارش ها می توانند نقاط ضعف و قوت را به مدیران اطلاع دهند و زمینه ارزیابی میزان موفقیت در برنامه ها و اهداف سازمان را فراهم نمایند.
مفهوم گزارش:
گزارش به تهیه و تنظیم اطلاعاتی گفته می شود که درباره اقدامات و رویداد های سازمان صورت می گیرد که در نتیجه آن، مدیر می تواند تصمیمات دقیق تری را اخذ نماید.
گزارش ها معمولا نوشتاری هستند اما در برخی موارد ممکن است به صورت گفتاری و یا صورت هایی مانند فیلم، عکس، اسلاید، لوح فشرده و … نیز تهیه و تدوین گردند.
یکی از مهم ترین اقداماتی که توسط کارمندان و پرسنل دستگاه ها صورت می گیرد، تسلیم گزارشات به بخش مدیریت می باشد زیرا نه تنها برای ارزیابی موقعیت و اخذ تصمیم، بلکه به منظور ارزیابی فعالیت های واحد گزارش دهنده نیز از آن استفاده می شود.
موسسه مشاوران مطالعه مقاله گزارش استاندارد گزارشگری مالی را به شما عزیزان پیشنهاد می نماید.
تهدید های تهیه گزارش
تهدید های تهیه گزارش:
گزارش هایی که برای بخش مدیریت تهیه می شوند، بر اساس تجزیه و تحلیل آماده شده اند که به اخذ تصمیمات مهم مدیریتی برای آینده کمک کنند. لذا هر گونه بی دقتی در این امر باعث می شود که گزارش ضعیفی تهیه گردد.
در این خصوص لازم است که به بودجه، استاندارد های بودجه ای و … برای ارزیابی مناسب عملکرد ها نگاه ویژه ای داشت. همچنین سیستم حسابداری باید متناسب با اهداف مدیریت طراحی شود زیرا استفاده از روش های مناسب، می تواند تصمیم گیری و تحلیل را ارتقا بخشد.
برای مقابله با تهدید هایی که در تهیه گزارش های مدیریتی وجود دارند، می توان روش های مختلفی مانند حسابداری سنجش مسئولیت، بودجه بندی متعادل و ارزیابی و ترسیم نمودار های سازمانی را استفاده نمود که صحت نمودار ها در این موضوع، بسیار حائز اهمیت می باشد.
همچنین استفاده از تکنیک های داده کاوی، پردازش تحلیلی آنلاین و… که نیاز به دقت بالایی دارند، می توانند کارایی و اثر بخشی تحلیل ها را ارتقا دهند و در تحلیل های مدیریتی از آنها به خوبی استفاده نمود.
گزارش های مورد نیاز برای مدیران:
گزارش های زیادی مورد استفاده مدیران قرار می گیرند که هر کدام از آنها دارای اهمیت منحصر به فردی می باشد. این گزارشات می توانند در تصمیمات مختلف سازمان مورد استفاده قرار گیرند که باعث پیش بردن اهداف در مسیر موفقیت می شوند.
از جمله گزارش هایی که مدیران جهت اخذ تصمیم به آنها نیاز دارند، می توان به موارد زیر اشاره نمود:
گزارش فروش:
گزارش فروش توسط واحد بازاریابی و فروش تهیه می شود که در آن تجزیه و تحلیل محصولات فروخته شده مورد بررسی قرار گرفته است. این تحلیل با توجه به بودجه و میزان فروش دقیق کالا و خدمات صورت می گیرد که نشان دهنده واریانس فروش و دلایل آن می باشد.
گزارش بودجه:
در هر کسب و کار، بودجه انواع مختلفی دارد که برای هر نوع از بخش های مختلف آن کسب و کار، بودجه ای در نظر گرفته می شود مانند بودجه درآمد، بودجه تولید، بودجه نقدی و … که تهیه گزارشی از این بودجه ها، برای سازمان بسیار مهم و مفید است.
گزارش تولید:
همان گونه که از نامش پیداست، گزارس تولید توسط بخش تولید و بر اساس اهداف تولید تهیه می گردد که در این گزارش، تفاوت بین میزان بودجه تولید و دستاورد های واقعی آن مشخص می شود.
گزارش گردش نقدینگی:
این نوع از گزارش، ارقام و اعداد مربوط به جریان وجوه نقد و همچنین میزان خروج پول را در طی یک دوره از عملیات نشان می دهد که در تهیه آن بایستی منابع مالی مورد استفاده نیز ذکر شوند.
گزارش گردش سرمایه:
گزارش گردش سرمایه توسط بخش حسابداری سازمان تهیه و تنظیم می شود که این کار بر اساس منابع مختلف و همچنین منابع مالی و کاربرد های آن در طی دوره های زمانی متفاوت تهیه می گردد و هشدار های لازم مالی را ارائه می کند.
گزارش بودجه و سود واقعی:
این نوع از گزارش نیز در واحد حسابداری سازمان تهیه می گردد که به روشنی، ارقام سود، درآمد واقعی و نگرانی های مربوط به آنها را در یک دوره زمانی مشخص، بیان می کند. همچنین بیان کننده دلایل کاهش و یا افزایش میزان واقعی سود نیز می باشد.
گزارش استفاده از ماشین آلات:
این نوع از گزارش به وسیله مدیر اجرایی بخش تولید تهیه می گردد که در آن جزئیات استفاده از ماشین آلات و… مانند میزان ساعت استفاده و نوع کار و میزان بیکاری دستگاه ها به صورت دقیق ذکر می شود.
موسسه مشاوران مطالعه مقاله رویکرد های گزارشگری حسابداری را به شما عزیزان پیشنهاد می نماید.
گزارش حسابرسی مالی
گزارش حسابرسی مالی:
در گزارش های حسابرسی مالی، گزارش های صورت سود و زیان از جمله منابع مهمی برای ارائه اطلاعات به شمار می روند که به منظور ارائه اطلاعات مالی به سهامداران، دولت و سازمان امور مالیاتی و سایر ذینفعان تهیه و تدوین می گردد.
گزارش زمان بندی:
این نوع از گزارش بر اساس زمان می باشد و در واحد تولید تایم شیت ها نشان می دهد که پرسنل و منابع موجود، چه میزان کار کرده اند و زمان بیکاری چه میزان بوده است و چه میزان از آنها استفاده شده است.
گزارش خسارت های غیر عادی:
گزارش خسارت های غیر عادی توسط بخش تولید ارائه می گردد که نشان دهنده میزان افزایش هزینه های تولید کالا در شرایط غیر عادی می باشد. این شرایط ممکن است در تهیه مواد اولیه، کار و… پیش بیاید.
گزارش هزینه ها:
گزارش هزینه ها توسط واحد های مختلف تهیه و ارائه می شود مانند بخش تولید، بخش اداری و… که این نوع از بخش ها دارای هزینه های متفاوتی نسبت به یکدیگر هستند و هر واحد می تواند گارش دقیق هزینه های خود را به صورت جداگانه ای برای مدیر ارائه نماید.
گزارش های آماری:
گزارش های آماری به منظور کنترل موارد مختلف مجموعه صورت می گیرند که در چند نوع مختلف ارائه می گردند. این نوع از گزارش ها از واحد های مختلف سازمان و منابع مختلف تهیه می شود که اطلاعات دریافت و گزارش ها را نمایش می دهد.
گزارش ثبت سفارشات:
این نوع از گزارش به وسیله واحد بازاریابی و فروش بایستی تهیه گردد که این واحد ها، تمامی شرایط، تعداد، نوع و سایر مواردی را که در فروش نیاز دارند در قالب اطلاعات مشخصی مانند یک گزارش کامل تهیه و تدوین می نمایند تا بدین نحو بتوانند نسبت به ظرفیت تولید، میزان سفارشات را محاسبه نمایند.
نکته: گزارش های مهم دیگری نیز وجود دارند که با توجه به نوع کار سازمان می توان آنها را تهیه نمود.
اگر این مطلب برای شما رضایت بخش بوده است، مطالعه مقاله ضرورت مشاور مالی در کسب و کار را به شما پیشنهاد می کنیم.
