به طور کلی از نمودار ها به منظور بالا بردن و ارتقای وضوح اطلاعات استفاده می کنند. لازم به ذکر است که منظور از نمودار، همیشه به نمودار های آماری و ریاضی مربوط نمی شود. در واقع به منظور نمایش مراحل و جزئیات یک موضوع، از نمودار های سازما یاستفاده می گردد.
چارت سازمانی:
چارت (نمودار) سازمانی، در واقع به نموداری گفته می شود که ارتباط میان جایگاه های شغلی را نمایش و سیستم سازمان مورد نظر را شرح می دهد. اولین نمونه از نمودار های سازمانی در سال های ۱۷۵۱ تا ۱۷۷۲ م منتشر شد که توسط دانشنامه آنسیکلوپدی، طراحی شده بود.
این نوع ساختار در واقع شیوه ای از نظم دهی به افراد و مشاغل گوناگون می باشد که برای شرکت ها و سازمان های بزرگ، بسیار حائز اهمیت می باشد. در برخی موارد، چارت سازمانی و ساختار سازمانی یک معنی می دهند اما دارای تفاوت هایی می باشند که باید به آنها دقت شود.
ساختار سازمانی، مفهومی عمیق تر دارد و نوعی ابزار مدیریتی می باشد که به منظور رسیدن به اهداف سازمان از آن استفاده می شود و در تغییرات استراتژیک سازمان تاثیر گذار خواهد بود. در واقع می توان گفت، ساختار سازمانی نشان گر اهداف سازمان و برنامه های آینده سازمان می باشد.
مزایای استفاده از چارت سازمانی:
مزایای زیادی در استفاده از چارت سازمانی وجود دارد که عبارتند از:
- سادگی
- حل مسئله
- شروع به کار
- برنامه ریزی و مدیریت پروژه
معایب استفاده از چارت سازمانی:
- عدم انعطاف پذیری
- عدم نمایش ساختار غیر رسمی سازمان
- عموما صلب هستند
انواع چارت سازمانی:
انواع چارت سازمانی شامل موارد زیر می باشد:
نمودار سلسله مراتبی (Hierarchical):
مرسوم ترین نوع نمودار سازمانی، نمودار سلسله مراتبی می باشد که در آن پرسنل در گروه های مختلفی دسته بندی می شوند و هر گروه یک مافوق دارد. هر فرد به مافوق به فرد با سمت بالا تر و هر بخش، به بخش بالایی گزارش می دهد و مرکز قدرت در راس نمودار مشخص شده است. این نمودار را می توان به هرم تشبیه کرد که به نوعی شبیه به طبقات اجتماعی می باشد.
موسسه مشاوران مطالعه مقاله کاهش هزینه سازمان را به شما عزیزان پیشنهاد می نماید.
انواع چارت سازمانی
مزایای نمودار سلسله مراتبی:
- روابط مشخص
- سادگی در ترسیم
- ایجاد انگیزه برای پیشرفت و رسیدن به سطوح بالا تر
معایب نمودار سلسله مراتبی:
- ارتباطات کم در سازمان
- بوروکراسی زیاد
- نگاه وظیفه ای هر بخش
نمودار وظیفه ای (Functional):
در این نوع از نمودار، بر خلاف به کارگیری مدیران با مهارت های عمومی که در نمودار های ساختار های سلسله مراتبی به کار می رود، از مدیران متخصص، ماهر و وظیفه ای استفاده می شود. در نمودار وظیفه ای، هر مدیر سرپرستی گروهی را به عهده می گیرد که وظایف مشابهی دارند. در این نوع ساختار به جای جایگاه و پست، برای وظیفه و کارکرد سلسله مراتب تعیین می کنیم.
این کار باعث م یشود که کار ها به صورت تخصصی انجام شوند و بهره وری افزایش یابد. اما از سویی مهارت های مدیریتی در این نوع نمودار، تا حدودی نادیده گرفته می شود زیرا مدیران عملیاتی جایگزین مدیران ارشد می شوند.
نکته ۱: در این نوع نمودار، سرپرست هر بخش بر آن بخش کنترل کامل دارد و می تواند اموری مانند آموزش، تخصیص وظایف و ارتقای کارکنان را انجام دهد.
نکته ۲: این نوع ساختار در سازمان های کوچک تا متوسط مفید تر می باشد اما اگر تعارض های مدیریتی به شکل صحیح مدیریت گردد، در شرکت های بزرگ نیز مفید واقع می شود.
مزایای نمودار وظیفه ای:
- تخصصی شدن کار ها
- افزایش کارایی
- به اشتراک گذاری دانش و مهارت
معایب نمودار وظیفه ای:
- کاهش انعطاف پذیری و محدود شدن برخی روابط
- کمبود نو آوری و دیدگاه محدود از اهداف سازمانی برای کارکنان
- هماهنگی ضعیف افقی زیرا بخش ها به یکدیگر پاسخ گو نیستند
نمودار پروژه ای (Project):
این نوع چارت، برای سازمان دهی پروژه ها مناسب می باشد که در سازمان های پروژه ای تمام ساختار آن در قالب یک پروژه طراحی می شود. سازمان هایی که از این نوع چارت استفاده می کنند، اهداف سازمانی خود را بر مبنای اهداف پروژه قرار می دهند و در راستای اجرای پروژه، باید تمام افراد به مافوق خود گزارش دهند.
نکته ۱: در این نمودار، افراد مربوط به بخش خاصی نمی شوند و تنها در مسیر اجرای پروژه فعالیت خود را انجام می دهند.
نکته ۲: این نوع ساختار موقت می باشد و زمانی که پروژه تمام شود این ساختار نیز منحل می گردد.
موسسه مشاوران مطالعه مقاله سازمان مردم نهاد را به شما عزیزان پیشنهاد می نماید.
نمودار ماتریسی
مزایای نمودار پروژه ای:
- اخذ تصمیم گیری آسان به دلیلی شفافیت و گزارش مستقیم به مدیر پروژه
- افزایش مهارت و تجربه برای اعضا به دلیل حضور در پروژه های مختلف
- سازمان برنامه ریزی شده عمل می کند
معایب نمودار پروژه ای:
- عدم احساس امنیت شغلی برای کارکنان
- برنامه ریزی دقیق آن ممکن است استرس زا باشد
- چالش های مدیریتی به دلیل قدرت زیاد مدیر پروژه
- اگر سازمان دو یا پروژه داشته باشد، در صورت تخصیص نا برابر منابع ممکن است سو تفاهم پیش بیاید
- موقت بودن
- نیاز به افراد ماهر
نمودار ماتریسی (Matrix):
نمودار ماتریسی نوعی نمودار ترکیبی می باشد که از نمودار های پروژه ای و وكیفه ای حاصل شده است و در این نمودار، افراد به دو و یا چند مافوق زیر گزارش می دهند:
- مدیر پروژه
- مدیر محصول
- مدیر وظیفه ای
در طراحی نمودار ماتریسی، فعالیت ها بر روی محور عمودی و بر اساس وظیفه هر گروه، تقسیم بندی می شوند و در این الگو، تفکیک سازی بر اساس پروژه و یا محصول بر روی محور افقی قرار می گیرد.
مزایای نمودار ماتریسی:
- پویایی
- جریان وسیع اطلاعات
معایب نمودار ماتریسی:
- بی نظمی
- پیچیدگی
سه نوع ساختار ماتریسی زیر برای چارت سازمانی وجود دارد:
- ساختار ماتریسی قوی: در این ساختار، اختیارات مدیر پروژه ای بیشتر است و ساختار به سمت پروژه ای بودن میل می کند.
- ساختار ماتریسی ضعیف: در این ساختار، اختیارات مدیر وظیفه ای بیشتر است و ساختار به سمت وظیفه ای بودن میل می کند.
- ساختار ماتریسی متعادل (بالانس): در این ساختار، حالت تعادل وجود دارد.
مزایای ساختار ماتریسی متعادل:
- ارائه یک روش قابل قبول برای ادغام اهداف پروژه ای با اهداف عملیاتی
- استفاده کارکنان از تجربه های یکدیگر
- استفاده موثر از منابع انسانی محدود
- جریان وسیع اطلاعات
- پویایی
معایب ساختار ماتریسی متعادل:
- نیازمند درجه بالایی از همکاری بین مدیریت عملیاتی و پروژه ای
- سردرگمی کارکنان (زیرا به دو مدیر گزارش می دهند)
- پیچیدگی
نمودار افقی یا مسطح (Horizontal / Flat):
این نوع ساختار سازمانی در سازمان هایی مورد استفاده قرار می گیرد که بر مبنای خود مدیریتی اداره می شوند و دارای سلسله مراتب کمتری می باشد زیرا بیشتر در کسب و کار های کوچک استفاده می شود اما سازمان های بزرگ نیز ممکن است از آن استفاده نمایند.
در این ساختار سازمانی، تاکید بر خود مدیریتی و افزایش توانایی کارکنان در تصمیم گیری وجود دارد.
مزایای نمودار افقی یا مسطح:
- خود مختاری و تصمیم گیری بدون اتکا به دیگر بخش ها
- تخصصی سازی کار ها
- ایجاد خود رهبری در یک محیط کار آزاد
معایب نمودار افقی یا مسطح:
- هر پرسنلی به مدیری گزارش می دهند که باعث سردرگمی می شود.
موسسه مشاوران مطالعه مقاله تحول دیجیتال در سازمان را به شما عزیزان پیشنهاد می نماید.
نمودار مبتنی بر تیم
نمودار بخشی (Divisional):
در این نمودار، افرادی که ویژگی های مشابه دارند، در یک دپارتمان قرار می گیرند. نوع تصمیم گیری در این سازمان ها غیر متمرکز می باشد و در هر دپارتمان تجهیزات، منابع و منابع خاص خود وجود دارد که روش کار آن را مستقل و متمایز می کند تا مانند یک سازمان مستقل فعالیت نماید.
نکته: معمولا شرکت های بزرگ از این ساختار استفاده می کنند.
مزایای نمودار بخشی:
- کاهش لایه های مدیریتی غیر ضروری
- تصمیم گیری سریع
- امکان سنجش عملکرد هر بخش
معایب نمودار بخشی:
- نا کارآمدی عملیاتی در تفکیک وظایف تخصصی
- هزینه های اجرا بالا
- خود مختاری بیش از حد هر بخش
ساختار شبکه ای (Network):
این نوع چارت، ساختار غیر متمرکز تر و انعطاف پذیر تر از سایر ساختار ها دارد به طوری که سلسله مراتب کمتری در آن وجود دارد و همچنین روابط داخلی و خارجی بین مدیران و مدیران ارشد را به خوبی مجسم می کند.
ساختار شبکه ای مبتنی بر روابط آزاد و با الهام گرفتن از ساختار های اجتماعی است.
مزایای ساختار شبکه ای:
- کاهش اشتباهات مدیریتی
- کمک به مدیران در تصمیم گیری
- تسریع در تصمیم گیری ها
- کنترل بیشتر در سطوح سازمانی
- انعطاف پذیری
معایب ساختار شبکه ای:
- افزایش پیچیدگی در روابط سازمانی
- اختلاف در پاسخ گویی و گزارش دهی کارکنان
- افزایش احتمال رخداد شرایط غیر قابل پیش بینی
ساختار خطی (Linear):
این ساختار، یکی از ساده ترین انواع چارت ها و نمودار های سازمانی می باشد که در آن قدرت در راس قرار دارد و برای هر بخش سرپرستی تعریف شده است که بر آن بخش نظارت می کند.
مزایای ساختار خطی:
- نقش های مدیریتی ساده و روشن است
- اجازه می دهد تصمیمات سریع گرفته شود
- حفظ انضباط در میان کارکنان آسان است
معایب ساختار خطی:
- در صورت نبود مدیر امکان قطع روابط تجاری و عدم حرکت شرکت وجود دارد
- تمرکز قدرت و کم شدن ابتکار عمل کارکنان
نمودار مبتنی بر تیم (Team-Based):
در این نوع از نمودار (چارت)، تیم هایی وجود دارد که علاوه بر وظایف شخصی، برای رسیدن به اهداف مورد نظر نیز تلاش می کنند.
در این ساختار، پرسنل در تیم هایی که پروژه مشخصی برای آنها وجود دارد، فعالیت می کنند. نظارت بر تیم ها کم می باشد و یا چند تیم تحت نظر یک مدیر فعالیت می کنند که نیازمند خود کنترلی بیشتر در بین کارکنان می شود.
نکته: در این ساختار سلسله مراتب کمتر و انعطاف پذیری بیشتر است.
مزایای نمودار مبتنی بر تیم:
- حل سریع تر مشکلات به وسیله تیم ها
- انعطاف پذیر و توانمند ساختن کارکنان
معایب نمودار مبتنی بر تیم:
- برای مناقشه، بالقوه است
- برخی از پرسنل برای کار تیمی مناسب نیستند
- ضعف کارکنان پشت تیم مخفی می شود
نمودار دایره ای:
در این نوع نمودار، سلسله مراتب و سطوح مختلف سازمانی به صورت دایره ای به نمایش گذاشته می شود و مرکز قدرت در وسط آن قرار دارد. لایه های بعدی آن، نشان دهنده سطوح بعدی می باشد که همچنان سلسله مراتب در این نوع ساختار وجود دارد.
نکته: هر چه لایه ای به مرکز نزدیک تر باشد، در سطوح بالا تری قرار می گیرد.
مزایای نمودار دایره ای:
- ساختار مبتنی بر ریشه یابی مشکل و کمک به حل مسئله در سازمان
- جریان بالای اطلاعات
معایب نمودار دایره ای:
ممکن است برای کارکنان هنگام گزارش دهی و گزارش گیری گیج کننده باشد
اگر این مطلب برای شما رضایت بخش بوده است، مطالعه مقاله اهمیت بازاریابی را به شما پیشنهاد می کنیم.
