هیئت مدیره شرکت ها در مواردی اقدام به تشکیل جلسه می نمایند که این جلسات هیئت مدیره بایستی با حضور بیش از نصف اعضا برگزار گردد. همچنین تصمیماتی که در این جلسات اخذ می گردند بایستی با اکثریت آرای حاضرین در جلسه به تصویب برسد.
ترتیب دعوت از اعضا و تشکیل جلسات هیئت مدیره بر اساس اساسنامه مشخص می شود که در هر صورت یک سوم اعضای هیئت مدیره می توانند از اعضا برای تشکیل جلسه دعوت نمایند.
صورت جلسه هیئت مدیره:
بر اساس ماده 123 قانون تجارت، برای هر یک از جلسات هیئت مدیره باید صورت جلسه ای تنظیم شود و به امضای اکثریت مدیران حاضر در جلسه برسد.
در صورت جلسات هیئت مدیره نام مدیران حاضر و غایب قید می شود و خلاصه ای از مذاکرات و تصمیمات نیز با قید تاریخ منعکس می گردد. چنان چه هر یک از مدیران با تمام یا بعضی از تصمیمات مندرج در صورت جلسه مخالف باشد، باید نظر او در صورت جلسه قید گردد.
نکات تنظیم صورت جلسه:
در تنظیم صورت جلسه هیئت مدیره رعایت برخی نکات ضروری می باشد که در ادامه به مهم ترین این نکات پرداخته می شود.
- درج شماره برای صورت جلسات به ترتیب هر یک از جلسات هیئت مدیره
- تاریخ دقیق برگزاری جلسه برگزار شده بر اساس روز، ماه و سال
- ذکر دقیق ساعت شروع و پایان جلسه هیئت مدیره در صورت جلسه
- درج کامل و دقیق دستورات جلسه به ترتیب اولویت
- قید اجباری نام و نام خانوادگی و سایر مشخصات مدیران حاضر و غایب در جلسه
- ذکر خلاصه ای از مذاکرات و تصمیمات گرفته شده در جلسه
- ذکر پیشنهاد های اعضای هیئت مدیره در مورد هر یک از دستورات
- درج نظرات اعضای موافق و مخالف هیئت مدیره به قلم و تحریر خودشان در صورت جلسه
- درج پیشنهاد های اعضا برای مطرح شدن در جلسه بعدی
- درج شماره و تاریخ ابلاغ دعوت نامه ارسالی برای اعضا
- قید نام، سمت و دلایل توجیهی حضور بازرس قانونی یا افراد دیگر حاضر در جلسه
- درج محل برگزاری جلسه هیئت مدیره در صورت جلسه
- اعضای هیئت مدیره شرکت های تجاری، از بین سهامداران شرکت باشند
- انتشار مصوبات هیئت مدیره در روزنامه رسمی و روزنامه کثیر الانتشار
- حداقل تعداد اعضای هیئت مدیره در شرکت سهامی خاص ۳ نفر و در شرکت با مسئولیت محدود ۲ نفر است.
موسسه مشاوران مطالعه مقاله اوراق مشارکت را به شما عزیزان پیشنهاد می کند.
نکات تنظیم صورت جلسه
تذکرات تنظیم صورت جلسه:
-
تمامی صورت جلسات می بایست روی سر برگ شخصیت حقوقی مربوطه پس از امضای اشخاص ذی سمت و با مهر شخصیت حقوقی تهیه و ارسال شود.
-
در صورتی که جلسه با حضور اکثریت شرکا/ سهامداران تشکیل شده باشد، رعایت تشریفات دعوت بر اساس اساسنامه شرکت یا قانون تجارت با ارائه مستندات الزامی است.
-
بایستی تمامی شرکا زیر صورت جلسه و تمام صفحات را امضا نمایند.
-
در شرکت های با مسئولیت محدود لازم است که شرکا اصالتا، وکالتا و یا ولایتا نام خود را همراه با ذکر سمت و میزان سهم الشرکه در صورت جلسه نوشته و امضا نمایند.
اگر این مطلب برای شما رضایت بخش بوده است، مطالعه مقاله ثبت انواع شرکت را به شما پیشنهاد می کنیم.
