ثبت کار ها و امور حسابداری و اسناد مربوط به آن در گذشته به صورت دستی و سنتی انجام می شدند که پس از آن با پیشرفت تکنولوژی و علوم مربوط به حرفه حسابداری، روش های دستی منسوخ شدند و روش های نوین جای آنها را گرفتند.
بنابر این با توجه به این تغییرات به وجود آمده، شرکت ها و بنگاه های اقتصادی با علم روز آشنایی یافتند و از روش های جدید برای انجام مسائل مالی سازمان خود استفاده نمودند.
ثبت سند در حسابداری:
سند حسابداری در واقع برگه ای است که رویداد های مالی شرکت در آن نوشته می شود و شرح جزئیات در آن قرار می گیرد. این سند می تواند به شکل یک فرم اولیه باشد که فقط رویداد های مالی در آن نوشته می شوند که پس از کسب اطمینان، می توان آنها را در دفاتر قانونی نظیر دفتر کل و دفتر روزنامه و معین وارد کرد.
افرادی که در امور حسابداری مشغول به کار هستند، باید تمامی مفاهیم مربوط به آن را بشناسند و بتوانند با کسب تجربه کافی، به تجزیه و تحلیل در این خصوص بپردازند.
ثبت اسناد حسابداری در تمامی کسب و کار ها جز اولین و مهم ترین مسائلی است که افراد با آن سر و کار دارند و در صورت عدم رعایت این امر، سایر موارد مربوطه نیز با پایه ریزی اشتباه پیش می روند و باعث ایجاد مشکل و بی نظمی در کسب و کار می گردد.
سند حسابداری:
به فرمی سند حسابداری می گویند که به منظور ثبت رویداد های مالی در حسابداری، از آن استفاده می گردد که در دو نوع دستی و کامپیوتری موجود می باشند.
هدف از ثبت سند حسابداری:
یکی از اهداف مهم در ثبت سند حسابداری، گرد آوری و بایگانی نمودن اسناد و مدارک مثبته رویداد های مالی می باشد که ثبت این اسناد بر اساس ضوابط و استاندارد های حسابداری به منظور جلوگیری از فراموش شدن رویداد ها و تهیه و تنظیم گزارشات حسابداری مورد نیاز سازمان است.
آموزش سند زدن در حسابداری:
قبل از این که به موضوع آموزش اشاره شود، لازم است با واژه های زیر آشنا شد.
رویداد مالی:
به وقایعی رویداد مالی گفته می شود که مرتبط با خرید، فروش، دریافت، پرداخت و مواردی از این قبیل می باشند. این رویداد ها باعث تغییر در دارایی، بدهی و یا سرمایه واحد اقتصادی مورد نظر می گردند.
اسناد و مدارک مثبته:
به اسناد و مدارکی گفته می شود که دلالت بر وقوع یک معامله یا رویداد مالی مشخص دارد، از جمله:
- فاکتور فروش
- رسید بانکی
- قبض آب و برق و …
آیتم های حساب:
با توجه به اشاره هایی که در بالا شد می توان گفت هر رویداد مالی که رخ می دهد شرح آن در فرمی متمایز ثبت می گردد که به این رویداد مالی و ثبت آن حساب می گویند. حساب ها دارای سه جز مهم زیر می باشند که آنها را از هم متمایز می کند:
- عنوان حساب
- طرف بدهکار
- طرف بستانکار
اشتباه نوشتن هر یک از اجزای بالا می تواند نتیجه تمام اسناد از جمله صورت های مالی، ترازنامه را تحت تاثیر خود قرار دهد که با خطاهای زیادی مواجه است.
پس از این که مشخص شود حساب مورد نظر، بدهکار است یا بستانکار، به سراغ سایر عناوین رفته که شامل موارد زیر می باشد:
- دارایی ها
- بدهی ها
- درآمد
- حقوق صاحبان سرمایه
- هزینه ها
اهداف ثبت سند حسابداری:
اموری که در واحد مالی سازمان رخ می دهند همگی دارای هدف معینی می باشند که هر کدام از این اهداف نیز به نتیجه مشخصی منجر می گردد.
ثبت اسناد در حسابداری، به منظور جمع آوری اسناد و مدارک مالی شرکت صورت می گیرد که باعث ایجاد نظم و هماهنگی در آنها می شود. همچنین مانع دست کاری و از بین رفتن آنها را می گردد.
در این خصوص لازم است که تمامی مدارک مالی نگه داری شوند زیرا برای بررسی امور مربوط به مالیات استفاده از آنها ملزم می باشد که اگر نقصی در اسناد وجود داشته باشد، مشمول جرائم مالیاتی برای سازمان می شود.
رویداد های مالی:
تمامی فعالیت های مالی موجود در سازمان ها را رویداد های مالی می گویند که منجر به تغییر در میزان دارایی ها و بدهی های شرکت می شود. این رویداد ها شامل موارد زیر می باشد:
- خرید: خرید مواد اولیه، کالا یا خدمات
- فروش: فروش کالا ها و محصولات تولید شده و خدمات
- دریافت
- پرداخت
موسسه مشاوران مطالعه مقاله بستن حساب ها در پایان دوره مالی را به شما عزیزان پیشنهاد می کند.
اهداف ثبت سند حسابداری
انواع دریافت ها و پرداخت های یک سازمان:
- پرداخت حقوق پرسنل و کارمندان
- پرداخت هزینه خرید مواد اولیه
- پرداخت هزینه هایی مانند آب و برق و گاز و…
- دریافت پولی که به هر منظوری وارد شرکت می شود
اسناد و مدارک مثبته:
- فاکتور خرید
- فاکتور فروش
- قبوض آب و برق و گاز و تلفن
- رسید بانکی
- و…
دفاتر قانونی:
دفاتر قانونی یعنی مکانی مشخص برای ثبت رویداد ها که بر اساس استاندارد های قانونی مشخص می گردد و دارای ضوابط خاصی است که حسابدار ها ملزم به رعایت آنها می باشند و دارای دو نوع زیر است:
- دفاتر رسمی: دفتر روزنامه و دفتر کل
- دفاتر غیر رسمی (کمکی): دفتر معین و دارایی
دفتر روزنامه:
به اولین سند رسمی که مدارک و اطلاعات مالی در آن ثبت می شود دفتر روزنامه می گویند که دارای اهمیت می باشد و رویداد ها به صورت روزانه و با جزئیات تمام در آن ثبت می گردند. در دفتر روزنامه باید ثبت موارد زیر رعایت گردد:
- عنوان دقیق رویداد ها
- تاریخ وقوع رویداد ها
- جزییات پرداختی ها و دریافتی ها
دفتر کل و کاربرد آن:
دفتر کل به دومین سند حسابداری گفته می شود که اطلاعات مالی موجود در دفتر روزنامه با نهایت دقت به آن منتقل می گردند که بر اساس استاندارد های خاصی باید انجام شود.
در رابطه با انتقال این اطلاعات باید ابتدا دفتر کل شماره گذاری و پلمپ شود و پس از آن حساب ها به ترتیب تاریخ، از دفتر روزنامه به دفتر کل منتقل انتقال یابند.
مراحل ثبت سند حسابداری:
ثبت اسناد در حسابداری بر اساس مراحل زیر صورت می گیرد.
مرحله اول:
در مرحله اول تمامی رویداد های مالی شناسایی می شوند که به تمام رویداد هایی که باعث ورود یا خروج پول از شرکت شود، رویداد مالی می گویند. در این خصوص نگه داری موارد زیر الزامی می باشد:
- فاکتور های خرید یا فروش
- چک های دریافتی یا پرداختی
- سفته
- سند
- هر چیز دیگری که مربوط به فعالیت های مالی باشد
مرحله دوم:
در مرحله دوم، لازم است که تمامی اسناد مرحله اول، تجزیه و تحلیل شوند که این موضوع دارای جایگاه ویژه ای در فرآیند های مالی می باشد. دلیل اهمیت این موضوع این است که این اسناد تا تحلیل نشوند، مدرک خام محسوب می شوند و قابل استناد نمی باشند.
مرحله سوم:
پس از اتمام مرحله دوم، لازم است تمام مدارک و اطلاعات مالی به مقام بالا تر ارائه شوند تا تایید نهایی صورت گیرد و پس از رفع نقص و تایید آنها می توان آنها را معتبر شمرد.
دسته بندی حساب ها در موسسات و بنگاه های اقتصادی:
حساب ها دارای دسته های زیر می باشند.
حساب های دائمی:
برخی از حساب ها، در پایان سال مالی به اتمام نمی رسند و لازم است آنها را بسته و به سال مالی بعد انتقال داد، این گونه حساب ها را اصطلاحا حساب های دائمی می نامند مانند ترازنامه.
حساب های موقتی:
حساب های موقتی به حساب هایی می گویند که در پایان سال بسته می شوند و به سال بعد منتقل نمی گردند که به حساب های اسمی نیز معروفند و ویژگی منحصر به فرد آنها این است که برای نشان دادن تغییرات افزایشی در حقوق صاحبان سرمایه ایجاد می شوند و نمی توانند تغییرات کاهشی را نمایش دهند.
حساب سود و زیان یکی از مهم ترین این نوع حساب هاست که از بررسی و ثبت موارد زیر به دست می آید:
- درآمد ناشی از خرید یا فروش
- هزینه های مستقیم
- هزینه های غیر مستقیم
- هزینه های ناشی از برگشت فروش
- تخفیفات ناشی از برگشت خرید
- تخفیفات ناشی از برگشت خرید
- تخفیفات فروش و خرید
این حساب در پایان به حساب سرمایه منتقل می گردد و چیزی از آن برای انتقال به دوره مالی بعد باقی نمی ماند.
حساب های مخلوط:
همان گونه که نامش مشخص است، این نوع حساب ترکیبی از حساب های موقت و دائمی می باشد که در پایان سال پس از این که تعدیلات لازم انجام شد آنهایی که موقت بودند بسته می شوند و حساب هایی که دائمی هستند به دوره مالی سال بعد منتقل می گردند.
اطلاعات مورد نیاز برای ثبت سند در حسابداری:
- مشخص بودن تاریخ دقیق رویداد مالی
- شماره گذاری دفاتر قانونی
- مشخص شدن عنوان حساب (خرید، فروش، دریافت یا پرداخت)
- مشخص شدن نوع حساب
- شرح سند و نام موسسه
- مشخص شدن شماره مدرک و تاریخ مدرک
- مشخص شدن سال مالی و نام مدیر عامل و بازرسین
موسسه مشاوران مطالعه مقاله خزانه داری را به شما عزیزان پیشنهاد می کند.
صورت مغایرت بانکی و تهیه آن
صورت مغایرت بانکی و تهیه آن:
در پایان دوره یا سال مالی، لازم است گردشی از حساب های شرکت و بنگاه های اقتصادی گرفته شود که این گردش باید با دفاتر قانونی و ثبت های حسابداری مقایسه گردد تا اگر مغایرتی وجود دارد، بررسی و برطرف شود.
هدف از انجام این عمل، شناسایی مغایرت ها و پیگیری چک های وصول نشده است که وجود این مغایرت در بررسی های بازرسین اداره مالیاتی می تواند باعث ابطال و رد دفاتر قانونی و علی الراس شدن شرکت شود.
انواع ثبت های حسابداری:
به طور کلی ثبت های حسابداری به 6 دسته اصلی زیر تقسیم می شوند.
- ثبت های حسابداری شرکت های خدماتی
- ثبت های حسابداری شرکت های بازرگانی
- ثبت های حسابداری شرکت های تولیدی و صنعتی
- ثبت های حسابداری شرکت های پیمانکاری
- ثبت های حسابداری شرکت های دولتی
- شرکت های وارد کننده یا اعتبارات اسنادی
آموزش ثبت های حسابداری اسناد خرید و فروش:
بیش از هر جای دیگر، عمدتا در شرکت های بازرگانی که عملیات های خرید و فروش زیادی در آن ها انجام می شود، ثبت اسناد خرید و فروش دیده می شود که این ثبت دارای موارد زیر است.
- حساب خرید: دارای ماهیت حساب بدهکار می باشد که در سند حساب نیز همیشه بدهکار است.
- حساب برگشت از خرید و تخفیفات: ماهیت این حساب، بستانکار است و همیشه در سند بستانکار می باشد.
- حساب فروش کالا: ماهیت حساب فروش کالا، بستانکار و همیشه در سند بستانکار است.
- حساب برگشت از فروش و تخفیفات: ماهیت این حساب بدهکار و در اسناد نیز بدهکار می باشد.
- آموزش ثبت های حسابداری حقوق و دستمزد: یکی از فرآیند های مهم حسابداری، حسابداری حقوق و دستمزد است که هر واحد اقتصادی نیازمند داشتن اطلاعاتی در مورد آن می باشد.
- حقوق پایه: به حداقل حقوق هر کارگر که هر ساله حداقل مبلغ آن توسط بخش نامه مشخص می شود، حقوق پایه می گویند.
- اضافه کاری: اضافه کاری به تعداد ساعات اضافی که کارگر مشغول به کار است گفته می شود که محاسبات آن طبق قوانین وزارت کار انجام می گیرد.
- حق مسکن و حق بن و خوار و بار: این دو مورد هم از مزایای اجباری محسوب می شوند که هر ساله حداقل مبالغ آن ها مشخص و پرداخت می گردد.
از دیگر حساب های مرتبط با ثبت های حسابداری حقوق و دستمزد می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- حق اولاد
- حق ماموریت
- بیمه سهم کارفرما
- بیمه سهم کارگر
- مالیات حقوق سالانه سازمان امور مالیاتی
- مساعده
- وام
- حقوق پرداختنی
اگر این مطلب برای شما رضایت بخش بوده است، مطالعه مقاله ریسک شرکت های حسابداری را به شما پیشنهاد می کنیم.
